W konsekwencji w treści ustawy o czasie pracy kierowców zyskał moc obowiązującą art. 21b, zgodnie z którym kierowca wykonujący zadania służbowe w ramach międzynarodowych przewozów drogowych, nie jest w podróży służbowej w rozumieniu art. 775 § 1 ustawy Kodeks pracy. Przepis ten umieszczony został w rozdziale 2 ustawy o czasie pracy kierowców, zatytułowanym: „Czas pracy kierowców zatrudnionych na podstawie stosunku pracy. Jednak,  co istotne, regulacje te nie dotyczą umów cywilnoprawnych uregulowanych w art. 742 Kodeksu Cywilnego.

W związku z powyższym, część przedsiębiorstw znalazła możliwość innego rozliczenia z kierowcami wykonującymi przewozy, tak aby nadal wypłacać im diety i traktować je jako wydatki ujmowane do kosztów podatkowych. Chodzi o umowy cywilnoprawne, w których można wskazać zapisy, iż wykonanie umowy będzie się wiązało z koniecznością odbycia podróży /wyjazdu służbowego, stąd możliwa jest wypłata diet i zryczałtowanych kwot z tytułu noclegu również w przypadku umowy zlecenia w wysokości przewidzianej w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej, a kwoty te będą korzystały ze zwolnienia w podatku dochodowym. Polski prawodawca dopuszcza zawarcie umowy cywilno-prawnej zwanej umową zlecenia również z osobą, która wykonuje zlecenie jako kierowca samochodu do 3,5 tony i powyżej.

Co prawda wyjazd nie jest uznawany przez przepisy jako podróż służbowa zleceniobiorcy to jednak dla celów jego udokumentowania dopuszcza się stosowanie dowodu rozliczenia podróży służbowej stosowanego przy rozliczaniu pracowników. Z tytułu podróży krajowej zleceniobiorcy przysługuje dieta oraz ryczałt za każdy nocleg w wysokości określonej w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej.

Oznacza to, że wypłacane kierowcom samochodów ciężarowych do 3,5 tony zatrudnionym na umowę zlecenia, po wykonaniu zlecenia, delegacje (w tym diety oraz ryczałty za nocleg z tytułu podróży związanych z wykonywaniem umowy zlecenia) w części nie przekraczającej wysokości diet przysługujących pracownikom zatrudnionym w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów w myśl ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Takie stanowisko wyraził m.in. Dyrektor KIS w interpretacji podatkowej z 2 grudnia 2022 r., sygn. 0111-KDIB1-2.4010.645.2022.3.AK.

Zleceniobiorca musi w pierwszej kolejności ponieść koszty, a następnie są one mu zwracane przez zleceniodawcę. Zwrot wydatków z tytułu podróży związanej z wykonywaniem umowy zlecenia, powinien nastąpić na podstawie rozliczenia przedstawionego przez kierowcę z godzinami przekroczeń granicy, dojazdu do miejsca docelowego oraz datami poszczególnych zdarzeń – zgodnie z zapisami tachografu, po zakończeniu zlecenia.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy