Pierwsze miesiące 2024 roku to czas wzmożonych przygotowań do KSeF dla wielu firm.

W związku z tym, część podatników, decyduje się na podział wystawianych faktur w swoim programie na dwa rejestry z innymi oznaczenia symbolów, jeśli chodzi o ich numerację- w jednym wystawiają faktury na przedsiębiorców a w drugim na konsumentów. Tym samym w momencie wejścia obowiązkowego KSeF od lipca, podatnicy unikną popełnienia błędu w postaci braku wczytania faktury, gdyż wszystkie z tego samego rejestru muszą być wczytane a osobny rejestr prowadzony dla konsumentów będzie wystawiał faktury z innym symbolem/oznaczeniem w dotychczasowej formie papierowej lub elektronicznej poza KSeF.

Dane, jakie powinna zawierać faktura wymienione zostały w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT. Zgodnie z tym przepisem faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Przepisy ustawy o VAT nie określają co należy rozumieć pod pojęciem „kolejny”. Nie ma żadnego przepisu, który nakazywałby rozpoczynać numerację od cyfry 1. Nie ma żadnego znaczenia, od jakiego numeru podatnik rozpoczyna numerowanie. Faktury powinny zawierać indywidualne, niepowtarzalne numery według prowadzonej przez podatnika ewidencji. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 7 lutego 2023 r., nr 0114-KDIP1-3.4012.603.2022.1.KP wyjaśnił, że faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ewidencjonowania wystawianych faktur poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. Zachowanie powyższych założeń ciągłości numerowania i możliwości identyfikacji, sposób nadawania numerów poszczególnym fakturom, ustala wyłącznie podatnik, wystawiający te faktury. Należy więc kolejno następującym po sobie fakturom nadawać numery w porządku chronologicznym. Tym samym każda kolejna faktura musi mieć numer o jeden większy od poprzedniego.

W świetle art. 106e ustawy VAT, poprawną metodą jest nadawanie fakturom kolejnych, następujących po sobie numerów. Zgodnie z literalnym brzmieniem ww. przepisu, faktura stwierdzająca dokonanie sprzedaży powinna zawierać m.in. numer kolejny faktury. Przy wystawianiu faktur powinna więc zostać zachowana chronologia numerowania i powinna ona dotyczyć wszystkich dokumentów będących fakturami ( w tym zaliczkowych, korygujących) Faktury powinny zawierać m.in. indywidualne numery – według prowadzonej przez podatnika ewidencji. W przypadku popełnienia błędu polegającego na nadaniu tego samego numeru dwóm fakturom jedynym sposobem jego usunięcia jest wystawienie faktury korygującej przez podatnika.

W art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT wskazano, że numery faktur nadaje się w ramach jednej serii lub więcej serii, w ramach których będą kolejno ponumerowane. To podatnik decyduje o sposobie tworzenia serii faktur, którą można np. podzielić według okresów rozliczeniowych (np. miesięcy) czy też kontrahentów podatnika. Nie ma również przeszkód, aby podatnik dokonał w trakcie roku zmiany sposobu numeracji faktur. Takie działanie jest dopuszczalne, co potwierdził Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji z 27 października 2016 r., nr 1462-IPPP2.4512.647.2016.1.AO. Jedynym warunkiem jest, aby nie wpłynęło to na możliwość jednoznacznego ich identyfikowania. Natomiast, błąd w numeracji faktury popełniony przez sprzedawcę towarów lub usług nie wpływa na prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktury przez nabywcę.