Biura rachunkowe w najbliższym czasie będą stawały przed sporymi wyzwaniami w zakresie współpracy z klientami według nowych zasad, czyli połączenia klienta i biura poprzez pośrednika, jakim będzie Krajowy System e-Faktur. Klient nie będzie już wysyłał faktur z programu do biura, tylko najpierw wczyta je do KSeF, a stamtąd biuro sczyta je do weryfikacji.

Przedsiębiorcy jeszcze w większości nie inicjują tego tematu w rozmowach z właścicielami biur rachunkowych i swoimi opiekunami w zakresie ksiąg podatkowych. Czas jednak zacząć prowadzić rozmowy w tym kierunku, a w konsekwencji również dokonać zmian w obowiązujących umowach. Zapisy o sposobie przesyłu dokumentów dotychczas nie wymagały zmian i obie strony przyzwyczaiły się do wypracowanych rozwiązań we wzajemnej współpracy. Przy wdrażaniu KSeF, istotne będzie doprecyzowanie obowiązków m.in. w zakresie wczytywania faktur oraz akceptacji faktur zakupowych przez klienta, zanim walidacji merytorycznej dokona biuro. Nadal jednak pozostałe dokumenty typu wyciągi bankowe, noty księgowe, dokumenty kadrowe będą wysyłane w dotychczasowym systemie mailowym lub papierowym.

Podstawowa informacja, która powinna być przekazywana przez biura dla swoich klientów, to ta, że przedsiębiorcy muszą zadbać o odpowiednie przygotowanie i zorganizowanie danych oraz procesu fakturowania, aby faktury elektroniczne mogły być sprawnie przez nich i ich pracowników przesyłane oraz przechowywane zgodnie z wymogami KSeF. Faktury nadal będą wystawiane w posiadanych przez klientów systemach, z tym, że następnie za pomocą interfejsu API będą one przesyłane do centralnej bazy KSeF, skąd faktura będzie dostępna do pobrania zarówno przez nabywcę, jak i biuro rachunkowe. KSeF usuwa konieczność skanowania papierowych faktur wysyłanych za pomocą maila. Klient nie będzie już dostarczał faktur do biura w wersji papierowej – jedynie faktury konsumenckie (B2C) nie będą objęte KSeF.. W zakresie prowadzenia całości działań księgowych (w tym m.in. księgowania faktur kosztowych) firmy jako klienci powinny nadać dla pracowników biura odpowiednie uprawnienia do swoich kont w KSeF. Nadać je mogą: elektronicznie, przy pomocy strony ksef.mf.gov.pl lub w postaci papierowej, poprzez złożenie do naczelnika urzędu skarbowego stosownego zawiadomienia (ZAW-FA).

Natomiast, od strony biura rachunkowego konieczne jest dostosowanie i aktualizacja oprogramowania, aby umożliwić przesyłanie faktur z KSEF w odpowiednim formacie do programu księgowego. Ważne jest, aby biura rachunkowe przeprowadziły odpowiednie szkolenia dla swoich pracowników, aby upewnić się, że są dobrze przygotowani do stosowania e-faktur. Docelowo system KSeF zapewni szybsze raportowanie i wywiązywanie się z obowiązków sprawozdawczych – przy właściwym podziale zadań klient-biuro, pozwoli równomiernie rozłożyć pracę zespołu w biurze rachunkowym, a klient otrzyma wcześniej oczekiwane podsumowanie miesiąca lub innych okresów.

Zarówno dla biur jak i dla ich klientów, KSeF oznacza pełną transparentność obiegu faktur w transakcjach. W konsekwencji urzędy skarbowe będą w stanie monitorować zarówno wystawione faktury sprzedażowe, jak i kosztowe. Za błędy polegające na wysłaniu do klienta faktury spoza KSeF będą groziły kary, które mogą wynosić nawet 100 proc. wartości wykazanego podatku z faktury albo 18,7 proc. całej faktury w przypadku faktury bez wykazanego podatku. Takie konsekwencje będą wyciągane wobec podatników od 1 stycznia 2025 r.