Wydatek poniesiony na przedłużenie gwarancji środka trwałego zalicza się do kosztów podstawowej działalności operacyjnej jednostki. Opłata za przedłużenie okresu gwarancji to opłata z góry za świadczenie lub gotowość świadczenia usług naprawy lub wymiany urządzeń. Wydatek na przedłużenie okresu gwarancji standardowej nabytego urządzenia nie stanowi kosztu związanego z zakupem środka trwałego, a więc nie zwiększa jego wartości początkowej.

Jeżeli okres, na który została udzielona gwarancja dodatkowa, nie przekracza roku podatkowego, wówczas koszt jej nabycia powinien być podatkowo rozpoznawany jednorazowo. Natomiast jeżeli okres, na który została udzielona dodatkowa gwarancja, przekracza rok podatkowy, to koszt nabycia gwarancji powinien zostać rozpoznany proporcjonalnie do okresu, na który została zawarta gwarancja.

Jeżeli przedłużona gwarancja odnosi się do przyszłych okresów, to taki koszt należy aktywować na koncie czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów (RMK), a następnie zaliczać do okresu (miesiąca, roku), którego dotyczy. Jednostki mają obowiązek dokonywać czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Odpisy czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów mogą następować stosownie do upływu czasu. W strukturze JPK KR PD należy przyjąć znaczniki bilansowe do księgowań na kontach RMK krótkoterminowych o symbolu BABIV.

Czas i sposób rozliczenia powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów, z zachowaniem zasady ostrożności, jako jednej z nadrzędnych zasad rachunkowości, która nakazuje wyceniać poszczególne składniki aktywów i pasywów w ten sposób, aby nie zniekształcić wyniku finansowego (art. 39 ust. 1 i 3 oraz art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości). W sytuacji, gdy koszt przedłużenia gwarancji, odnoszący się do kolejnych lat obrotowych, nie jest dla jednostki istotny, odpisu kosztów w części przypadającej na przyszły rok można dokonać w styczniu danego roku. Uproszczenie to należy ująć w zasadach (polityce) rachunkowości.

Podobnie sytuacja wygląda przy leasingu. Objęcie samochodu dodatkową i przedłużoną gwarancją nie skutkuje jakąkolwiek ingerencją w konstrukcję leasingowanego samochodu. Przedłużona gwarancja nie wpływa na kompletność samochodu oraz jego zdatność do użycia. Wydatki te nie spełniają wymogów pozwalający uznać, że doszło do ulepszenia środka trwałego zgodnie z art. 16g ust. 13 ustawy o CIT. Poniesione wydatki na zakup przedłużonej gwarancji po oddaniu pojazdu korzystającemu do używania w ramach umowy leasingu nie powinny zwiększać wartości początkowej leasingowanego samochodu. Stanowisko takie prezentuje m.in. Dyrektor KiS w interpretacji z 28 kwietnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.111.2025.1.ASK.

Natomiast w przypadku zagranicznych płatności – opłaty, jakie ponosi polski podmiot z tytułu nabycia usługi przedłużenia okresu gwarancji producenta nie podlegają podatkowi u źródła na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy CIT, a więc podmiot nie jest zobowiązany do obliczenia, pobrania i wpłacenia do urzędu zryczałtowanego podatku dochodowego w wysokości 20%.