Biura rachunkowe są w trakcie dokonywania zmian w umowach z klientami w zakresie dostosowania swoich zadań do nowych funkcjonalności KSeF. Umowa z klientem powinna zawierać wyznaczony poziom uprawnień biura rachunkowego do konta klienta i ustalenia związane z dostępami do faktur zakupowych i sprzedażowych.

Jakie uprawnienia w KSeF może mieć biuro rachunkowe w relacji z klientem?

Wyróżniamy trzy możliwe warianty uprawnień:

1. Biuro rachunkowe nie bierze udziału w wystawianiu faktur w KSeF ani w ich pobieraniu z systemu klienta.  Oznacza to, że faktury sprzedażowe i zakupowe są przekazywane przez klienta w uzgodniony sposób i w określonych terminach do biura rachunkowego, celem przygotowania rozliczeń podatkowych przez biuro.

2. Biuro rachunkowe pobiera z KSeF faktury sprzedażowe i zakupowe danego klienta, księguje je oraz przygotowuje rozliczenia podatkowe. Biuro rachunkowe w tym modelu nie bierze udziału w wystawianiu faktur w KSeF, lecz w ich pobieraniu z systemu.

3. Biuro rachunkowe z udziałem swoich pracowników wystawia faktury klienta w KSeF. Pobiera z systemu również faktury sprzedażowe i zakupowe swojego klienta, księguje je oraz przygotowuje rozliczenia podatkowe. 

Trzecia z opcji dla biura jest związana z dużą odpowiedzialnością za wystawianie faktur i rzadko będzie stosowana.

Jak nadać uprawnienia pośrednie dla biura rachunkowego?

Zgodnie z art. 106nb ustawy VAT, z KSeF korzystają m.in. podmioty wskazane przez podatnika (np. biuro rachunkowe). Podatnik, np. spółka z o.o. uwierzytelnia się w KSeF pieczęcią kwalifikowaną i posiada pełen zakres uprawnień (w tym uprawnienie do zarządzania uprawnieniami), a następnie nadaje uprawnienie np. do wystawiania faktur oraz do dostępu do faktur podmiotowi, którym jest biuro rachunkowe, wskazując przy tym, że biuro rachunkowe może nadawać uprawnienia w sposób pośredni.

W kolejnym etapie biuro rachunkowe uwierzytelnia się w KSeF we własnym kontekście (np. elektroniczną pieczęcią kwalifikowaną) i nadaje uprawnienie np. do dostępu do faktur podatnika/klienta (wskazując jego identyfikator podatkowy NIP) – swojemu pracownikowi (osobie fizycznej). Najlepiej, aby do końca roku biura rachunkowe z klientami wybrały jedną z trzech opcji i na tej podstawie dostosowały umowy i otrzymały uprawnienia.  Następnie będzie można już testować uprawnienia tak, aby od lutego zarówno klient jak i biuro rachunkowe realizowało swoje zadania zgodnie z podpisaną umową.