Unia Europejska w wydawanych dyrektywach wprowadziła ujednolicone zasady rozliczenia podatku VAT na terenie krajów UE również w zakresie rozliczenia przekazywanych upominków dla klientów czy kontrahentów. Rozwiązania wprowadzone w Polsce w zakresie wyłączenia od opodatkowania VAT przekazywania prezentów o małej wartości (i próbek), jeżeli następuje na cele związane z działalnością podatnika, stanowią implementację art. 16 dyrektywy 2006/112/WE w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej. Przy czym wartości te są zróżnicowane w poszczególnych państwach członkowskich.

Nieodpłatne przekazanie towarów (upominków) może spełniać definicję wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość w sytuacji gdy towar wysyłany jest z terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium państwa członkowskiego zakończenia wysyłki na rzecz podmiotu z innego kraju UE. Odnośnie opodatkowania upominków kluczowe jest przede wszystkim ustalenie miejsca dostawy towarów wraz z upominkami. Następnie do takiego świadczenia należy zastosować odpowiednie przepisy państwa członkowskiego, w którym ma miejsce dostawa towarów. Z przepisów podatkowych nie wynika natomiast, aby Wewnątrzwspólnotowa Sprzedaż Towarów na Odległość (WSTO) dotyczyła wyłącznie dostaw odpłatnych.

To państwo konsumpcji określa sposób opodatkowania nieodpłatnego przekazania towarów, również upominków dołączanych np. do przesyłek dla osób fizycznych. W przypadku gdy nieodpłatna dostawa towarów (dostawa upominków) w ramach wewnątrzwspólnotowej sprzedaży towarów na odległość podlega opodatkowaniu w państwie konsumpcji, podatnik (jeśli jest zarejestrowany do procedury OSS) powinien wykazać taką dostawę w deklaracji stosownie do art. 130c ust. 4 pkt 2 lit. a ustawy. Potwierdza to Dyrektor KiS w interpretacji z 27 sierpnia 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.293.2024.1.RST. W przypadku zarejestrowania się do OSS, podatnik musi dokonywać rozliczenia dostawy w procedurze OSS (składając jedną deklarację VIU-DO dla wszystkich rynków, na których dokonuje sprzedaży).

Natomiast, w przypadku upominków wysyłanych do polskich klientów (z miejscem zamieszkania w Polsce) miejscem dostawy towarów będzie zawsze terytorium Polski. Przekazanie upominków których jednostkowa cena nabycia (bez podatku) – określona w momencie przekazywania – nie przekracza 20 zł, nie stanowi dostawy towarów i nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług na podstawie art. 7 ust. 3 w związku z art. 7 ust. 4 pkt 2 ustawy. Natomiast w przypadku gdy wartość upominków przekracza 20 zł, ale jest niższa niż 100 zł nieodpłatne przekazanie towarów również nie stanowi dostawy towarów i nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów i usług jeżeli podatnik prowadzi ewidencję pozwalającą na ustalenie tożsamości osób obdarowanych.

W przypadku nieodpłatnej dostawy towarów na terytorium Polski o wartości powyżej 100 zł co do zasady podatnicy mają obowiązek opodatkować tą dostawę według polskich przepisów ustawy VAT, jeżeli podatnikowi przysługiwało, w całości lub w części, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z tytułu nabycia, importu lub wytworzenia tych towarów lub ich części składowych. Wykazują ją wówczas w deklaracji JPK z symbolem WEW z właściwą stawką VAT.