Podróże służbowe pracowników zarówno krajowe jak i zagraniczne wiążą się z poniesieniem wydatków przez pracodawcę m.in. związanych z ubezpieczeniem pracownika na okres wyjazdu. Pracodawca finansując ubezpieczenie pracownika, którego celem jest zabezpieczenie przed ewentualnymi znacznie większymi wydatkami związanymi ze zwrotem udokumentowanych niezbędnych kosztów leczenia za granicą, ochrania swoją firmę przed dodatkowym obciążeniem finansowym. Poniesienie kosztu ubezpieczenia w tym zakresie jest dokonywane w interesie pracodawcy. Dlatego też, wartość zapłaconej z tego tytułu składki ubezpieczeniowej przez pracodawcę nie stanowi przychodu pracownika, w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Natomiast równowartość składek z tytułu wykupu przez pracodawcę dla pracownika ubezpieczenia w pozostałym zakresie, tj. koszty ratownictwa, pomoc prawną, ochronę bagażu, odpowiedzialność cywilną stanowi przychód z tytułu nieodpłatnych świadczeń podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym. Wartość tych składek opłaconych za pracownika, pracodawca ma obowiązek doliczyć do przychodów pracownika, o których mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych oraz obliczyć i pobrać zaliczkę na podatek dochodowy od osób fizycznych, według zasad przewidzianych dla opodatkowania przychodów ze stosunku pracy zgodnie z przepisami art. 31 ww. ustawy (stanowisko Dyrektora KIS zaprezentowane w interpretacji z 15 czerwca 2020 r., sygn.0113-KDIPT2-3.4011.322.2020.1.IR).

Wydatki ponoszone na zwrot kosztów leczenia pracowników w tym zagranicznego, koszty rehabilitacji oraz zaopatrzenia ortopedycznego wynikające z wypadków przy pracy, są pośrednimi kosztami uzyskania przychodów, które stanowią integralną część prowadzonej działalności gospodarczej generującej przychody podlegające opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób prawnych. W związku z powyższym wydatki te powinny zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przedsiębiorstwa i potrącone w dacie ich poniesienia. (interpretacja indywidualna z dnia 17 marca 2023 r., Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, sygn. 0114-KDIP2-2.4010.318.2022.4.PK), Sfinansowanie kosztów leczenia i rehabilitacji leży w interesie zarówno osoby poszkodowanej, która bez zbędnej zwłoki otrzymuje środki na leczenie lub rehabilitację, jak i zakładu pracy jako płatnika. Pracodawca będąc zobowiązanym z mocy prawa do naprawienia szkody, przystępuje do realizacji tego obowiązku dobrowolnie, przed ewentualnym wydaniem wyroku sądowego (gdyby pracownik wystąpił przeciw pracodawcy), co efektywnie zmniejsza wysokość odsetek za zwłokę w spełnieniu świadczenia.

Natomiast, w sytuacji, gdy wypadek przy pracy był spowodowany zaniedbaniami pracodawcy w zakresie dopełnienia przewidzianych prawem czynności służących zapewnieniu bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, to wypłata zadośćuczynienia za krzywdę spowodowaną tym wypadkiem nie może być uznana za koszt podatkowy. Jeżeli odpowiedzialność pracodawcy za wypadek przy pracy jest oparta na zasadzie ryzyka w związku z rodzajem prowadzonej działalności gospodarczej (np. kopalni, produkcji i sprzedaży materiałów wybuchowych, budowy itp.), to w takich okolicznościach zadośćuczynienie wypłacone pracownikowi za krzywdę doznaną na skutek wypadku przy pracy może być uwzględnione w kosztach podatkowych. Takie stanowisko prezentuje m.in. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 13 grudnia 2019 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.31.2019.1.KF.