Przedsiębiorcy, którzy wysyłają dużo faktur w tym samym dniu, w KSeF będą wybierać tryb sesji wsadowej. Wysyłka wsadowa umożliwia jednorazowe przesłanie wielu faktur w pojedynczym pliku ZIP, zamiast wysyłać każdą fakturę oddzielnie. To rozwiązanie przyspiesza i ułatwia przetwarzanie dużej liczby dokumentów.

Jak przygotować wysyłkę wsadową?

Każda faktura musi być przygotowana w formacie XML zgodnie z aktualnym schematem opublikowanym przez Ministerstwo Finansów. Paczka ZIP powinna być podzielona na części nie większe niż 100 MB (przed zaszyfrowaniem), które są szyfrowane i przesyłane osobno. Aby skorzystać z wysyłki wsadowej, należy najpierw przejść proces uwierzytelnienia i posiadać aktualny token dostępu, który uprawnia do korzystania z chronionych zasobów aplikacji KSeF. Po przesłaniu wszystkich części paczki należy zamknąć sesję wsadową, co inicjuje przetwarzanie paczki faktur oraz wygenerowanie zbiorczego UPO.

Ile faktur można wysłać w sesji wsadowej do KSeF?

W ramach wysyłki wsadowej można przesłać maksymalnie 50 plików ZIP; rozmiar każdego pliku przed zaszyfrowaniem nie może przekroczyć 100 MB, a łączny rozmiar paczki ZIP – 5 GB. Wysyłka faktur z załącznikami jest dozwolona tylko w trybie wsadowym. Załącznik do faktury stanowi szczegółowe rozwinięcie danych w niej zawartych, dlatego maks. rozmiar faktury (w przypadku, gdy posiada ona załącznik) – został zwiększony do 3 MB. Plik XML zawierający załącznik, który przekroczy dopuszczalny rozmiar, nie zostanie przyjęty przez KSeF. Nastąpi odrzucenie pliku przez system.

W przypadku, gdy jedna z faktur w paczce jest błędna semantycznie jako plik xml, system KSeF odrzuci tylko tę fakturę a nie całą paczkę z sesji wsadowej. Podatnik powinien więc niezwłocznie poprawić fakturę i wczytać ją ponownie do KSeF, aby uniknąć ryzyka wczytania jej z opóźnieniem w stosunku do jej daty wystawienia w swoim programie. Podatnicy szczególnie powinni o tym pamiętać od 2027 roku, kiedy wejdą sankcje za opóźnienia wczytywania faktur do KSeF.