Samorządy a KSeF

Gminy i powiaty powinny rozpocząć pierwszy etap przygotowań do Krajowego Systemu e-Faktur jeszcze w tym roku. Zalecane jest powołać Zespół ds. KSEF, w skład którego powinny wchodzić osoby z wielu wydziałów – informatycznych, finansów, księgowości, podatków, inwestycji i zamówień publicznych (m.in. w zakresie obsługi Platformy Elektronicznego Fakturowania), itp.

Wdrożenie KSeF w samorządach

Wdrożenie KSeF wymagać będzie w samorządach zmian na poziomie organizacji obiegu dokumentów, obowiązków służbowych, technicznych aspektów oprogramowania finansowo-księgowego czy systemów fakturowania funkcjonujących w gminie/powiecie. Przepisy wprowadzające KSeF nie nakładają nowych obowiązków co do zawartości faktury. Zgodnie z art. 106na ust. 1 VATU faktura będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. Z datą wystawienia, a także z datą otrzymania faktury powiązane są terminy płatności. Istotne będzie dokonanie przeglądu umów pod kątem zapisów dotyczących terminów wystawienia lub doręczenia faktury i ewentualne ich dostosowanie do realiów funkcjonowania obowiązkowego KSeF. Konieczne będzie zapewnienie rozwiązania, które gwarantowałoby współdziałanie systemów KSeF z PEF. Ministerstwo Finansów zapowiedziało integrację systemów, tak aby faktura wystawiona w PEF przesyłana była do KSeF i – po uzyskaniu pozytywnej walidacji i numeru KSeF – udostępniona w PEF. Zmiana ta będzie wymagała również aktualizacji procedur kontroli wewnętrznej.

W KSeF przewidziana jest możliwość, aby Gmina/Powiat jako podatnik wskazał osoby uprawnione do wystawiania i odbierania faktur, np. pracownicy jednostek i zakładów budżetowych. W pierwszym etapie zawiadomieniem ZAW-FA można zgłosić główną osobę np. skarbnika. A następnie kolejne, w takim przypadku należy określić poziom uprawnień dla tych osób – pełny lub ograniczony. Wymagane będzie uwierzytelnienie logowania pracownika np. kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną, czy też podpisem zaufanym. Wskazanie wyłącznie numeru PESEL danej osoby fizycznej nie pozwoli na uwierzytelnienie się w systemie.

Szkolenia z KSeF

Konieczne jest jak najszybsze przeszkolenie personelu podległych jednostek i zakładów budżetowych z obsługi platformy testowej uruchomionej na stronie Ministerstwa Finansów, tak aby na anonimowym koncie pracownicy mogli poznać funkcjonalności nowego systemu. Szkolenie pracowników powinno obejmować również podstawowe zasady związane z przejściem na nowy sposób fakturowania, m.in. dotyczące momentu wystawienia i otrzymania faktury, a także zawartości e-faktury, konsultacje odnośnie zmian w funkcjonujących w gminie/powiecie procesach i procedurach wewnętrznych.

Wejdź tutaj, aby dowiedzieć się więcej o szkoleniach dotyczących KSeF i zdobądź wiedzę, która pozwoli Ci płynnie operować w nowej rzeczywistości podatkowej.

Ustawodawca nowelizując ustawę o VAT wprowadził zasadę powszechności stosowania faktur ustrukturyzowanych, a to oznacza, że mechanizm ten obejmie również jednostki samorządu terytorialnego od lipca 2024 roku. Będzie jedynie niewielka grupa wyjątków w zakresie faktur wystawianych poza KSeF. W przypadku dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium kraju obowiązek stosowania KSeF nie będzie dotyczył sprzedaży konsumenckiej, czyli zgodnie z nowym art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy VAT – odpłatnych transakcji na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. Oznacza to, że nie będą wystawiane w KSeF faktury dotyczące tzw. sprzedaży paragonowej (ewidencjonowanej przy wykorzystaniu kasy rejestrującej, a więc w tym zakresie również samorządy będą wystawiać je w sposób tradycyjny, jak dotychczas.