Wypłata zaliczki na delegację zagraniczną w walucie polskiej powoduje, że ostateczne rozliczenie pracownika przeprowadzone zostanie poprzez porównanie wartości wypłaconej zaliczki w złotówkach z sumą poniesionych (i uznanych przez pracodawcę) wydatków w różnych walutach obcych, które zostają przeliczone na walutę polską zgodnie z zasadami przeliczania wartości figurującej na dokumentach z danymi pracodawcy (np. fakturami), jak i zasadami przeliczania pozostałych wydatków poniesionych w trakcie delegacji (np. diety). Regulacje ustawy o podatku CIT jak i ustawy PIT wskazują, że wydatki potwierdzone fakturami powinny być przeliczane według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Natomiast wydatki nieudokumentowane fakturami lub paragonami zawierającymi dane pracodawcy, jak diety, ryczałty lub bilety parkingowe i in., powinny być przeliczane według kursu średniego NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień rozliczenia delegacji.

Na rozliczenie delegacji pracownik ma 14 dni od powrotu z delegacji. Termin ten może zostać skrócony w przepisach wewnątrzzakładowych u pracodawcy spoza sfery budżetowej. Jeżeli pracownik nie rozliczył się we wskazanym powyżej terminie z zaliczki otrzymanej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, pracodawca uprawniony będzie do potrącenia zaliczki z wynagrodzenia tej osoby.

Na gruncie podatkowym zaliczki nie stanowią przychodów ani kosztów, ich rozliczenie jest neutralne podatkowo.  Jeżeli rozliczenia zaliczek są dla pracodawcy neutralne podatkowo, to tym samym nie istnieją podstawy do ustalania transakcyjnych różnic podatkowych na tego rodzaju operacjach. Podobne stanowisko wyrażono m.in. w interpretacji Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 13.09.2018 r., 0111-KDIB2-3.4010.190.2018.1.AZE. Dopiero wygenerowanie przez pracownika kosztów opłaconych z tych zaliczek będzie w firmie generowało różnice kursowe, podmiot przeliczy też rozliczone przez pracownika koszty delegacji na złote. Przeliczanie wydatków poniesionych w trakcie delegacji zagranicznej jest niezależne od waluty, w której wypłacono pracownikowi zaliczkę. Jeśli okaże się, iż powstała dodatnia lub ujemna różnica (pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi jako zaliczka a równowartością kosztów poniesionych przez pracownika w delegacji) to nie spełnia ona wymogów dla uznania jej za podatkową różnicę kursową. Będzie ona stanowiła wyłącznie rachunkową, dodatnią lub ujemną różnicę kursową.

Przyjmując zwrot zaliczki w obcej walucie nie ma znaczenia, po jakim kursie firma jako podatnik nabyła tę walutę, powinna przyjąć ją od pracownika z powrotem, stosując takie kursy, jak przy jej wydaniu. Jeśli chodzi o wycenę na dzień wydania tych pieniędzy to należy zastosować przyjętą w polityce rachunkowości metodę wyceny (np. FIFO). Można tu zastosować regułę podobną do wynikającej z art. 15a ust. 8 ustawy CIT, jest ona zgodna z ustawą o rachunkowości (art. 34 ust. 4 ustawy).
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy