Rynek pracy w Polsce nadal jest rynkiem pozyskiwania personelu, a wzrost cen i funkcjonowanie w wymagających warunkach gospodarczych nie mają jak na razie negatywnego przełożenia na rynek pracy. Bezrobocie nadal utrzymuje się na niskim poziomie, co powoduje, że wciąż mamy do czynienia z rynkiem pracownika. Tym samym pracodawcy ponoszą spore wydatki na pozyskanie wykwalifikowanego, spełniającego oczekiwania personelu. Sposób organizacji procesu rekrutacji zależy od specyfiki przedsiębiorstwa. Jednak czy wszystkie te wydatki mogą być ujęte w kosztach podatkowych?

Przykładowo, testy kompetencyjne dla kandydatów na pracowników mają niewątpliwie związek z wykonywaną działalnością – dzięki testom pracodawca może wyłonić najlepszych kandydatów na pracowników, a tym samym osiągać lepsze wyniki pracy. Tym samym koszty takich testów stanowią koszty uzyskania przychodów jako wydatki mające na celu zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Również, koszty związane z legalizacją pobytu w Polsce (np. opłaty dotyczące wizy, zezwolenia na pobyt czasowy i pracę, karty stałego pobytu), sfinansowane przez przyszłego pracodawcę nie są kwestionowane przez organy podatkowe. Jednak z drugiej strony, po stronie przyszłych pracowników-cudzoziemców powinny być one jednak rozpoznane jako przychody z nieodpłatnych świadczeń (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z dnia 18 stycznia 2023 r., nr 0112-KDIL2-1.4011.886.2022.1.MKA).

Nawet, jeśli podmiot będzie nabywać usługi rekrutacji nowych pracowników od powiązanego podmiotu, to usługi te nie będą podlegać limitowaniu, gdyż nie obowiązuje już przepis art. 15e ustawy CIT. Możliwa jest natomiast konieczność przygotowania dokumentacji cen transferowych, jeśli nabywane usługi przekroczą 2 mln zł.

Przedsiębiorcy powinni również uważać na podatek u źródła przy ponoszonych wydatkach związanych z zakupem usługi pozyskania personelu od kontrahenta zagranicznego. Przepisy ustawy o podatku dochodowym nie definiują pojęcia „usług rekrutacji”. Istotą rekrutacji, czy to przeprowadzanej samodzielnie, czy zleconej podmiotowi zewnętrznemu, jest doprowadzenie do zatrudnienia pracowników przez danego przedsiębiorcę. W ocenie organów podatkowych (m.in. interpretacja Dyrektora KiS z 13 sierpnia 2020 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.244.2020.1.ŚS) nabywane przez podatnika usługi udostępnienia personelu, w części dotyczącej personelu wykwalifikowanego i doświadczonego, zajmującego wyższe stanowiska stanowią usługi zarządzania i kontroli lub świadczenia o podobnym charakterze do usług zarządzania i kontroli, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy CIT. Natomiast nabywane przez podatnika usługi w części dotyczącej personelu o niższych kwalifikacjach (biurowych lub produkcyjnych) stanowią usługi lub świadczenia o podobnym charakterze do usług rekrutacji pracowników i pozyskiwania personelu, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt 2a ustawy CIT. W konsekwencji podlegają pod podatek u źródła.

W interpretacji z dnia 1 sierpnia 2023 roku, sygn. 0111-KDIB1-2.4010.278.2023.2.DP, Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej stwierdził brak obowiązku poboru podatku u źródła z tytułu usług wynajmu pracowników, jeśli spółka działająca w charakterze płatnika będzie dysponowała certyfikatem rezydencji zagranicznego kontrahenta oraz dochowa należytej staranności.
Natomiast, dla celów VAT usługi rekrutacji nabywane przez polskich podatników od kontrahentów zagranicznych podlegają opodatkowaniu w Polsce i nabywca (podatnik z Polski) powinien je rozliczyć w ramach importu usług w JPK.