W wielu firmach pracownicy mają możliwość korzystania z samochodów służbowych poza godzinami pracy, w weekendy i na urlopie. Szczególnie jest to narzędzie stosowane przez pracodawców przy stanowiskach zarządczych, z nienormowanym czasem pracy. Nie ma wątpliwości, że rodzi to skutki podatkowe dla obu stron transakcji z punktu widzenia VAT dla pracodawcy i PIT dla pracownika.

Wartość nieodpłatnego świadczenia z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych stanowi u pracownika przychód ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym (art. 12 ust. 1 ustawy PIT). Jeśli u podatnika świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne i stosowany jest tzw. system mieszany obciążania pracownika z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych, to przychodem pracownika jest różnica pomiędzy ryczałtowym kosztem potrącanym z wynagrodzenia i nieodpłatnym świadczeniem doliczanym do przychodu.

Jako płatnik zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych oraz składek na ubezpieczenia społeczne pracowników, firma powinna dokonywać zgodnie z obowiązującymi przepisami rozliczeń podatkowych częściowo nieodpłatnego świadczenia przysługującego użytkownikom samochodów służbowych z tytułu wykorzystywania ich do celów prywatnych.

Z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych pracownik/użytkownik niekiedy może być obciążany ryczałtowym wynagrodzeniem według ustalonej wysokości raz w miesiącu poprzez potrącenie z wynagrodzenia za pracę. W kwocie zryczałtowanego wynagrodzenia zawarta powinna być zryczałtowana odpłatność z tytułu używania samochodu, zużycia paliwa oraz innych płynów eksploatacyjnych do jazd prywatnych w wysokości określonej dla ustalonego przez podatnika średniego dystansu miesięcznego określonego w umowie o użytkowanie samochodu służbowego (z uwzględnieniem rodzaju samochodu, średniego zużycia paliwa, cen paliw oraz innych płynów eksploatacyjnych), aktualizowanego nie rzadziej niż raz w roku.

Zgodnie ze stanowiskami organów podatkowych ( m.in. interpretacja z dnia 11 lipca 2023 r. Dyrektora KiS, sygn. 0114-KDIP1-3.4012.270.2023.2.AMA) czynności obciążania pracowników kosztami użytkowania samochodów służbowych należy traktować jako usługę udostępnienia pojazdu służbowego (świadczenie kompleksowe) oraz ewidencjonować w księgach dokumentem wewnętrznym, który oznaczony jest w części ewidencyjnej pliku JPKv7 oznaczeniem „WEW”, natomiast obowiązek podatkowy z tytułu świadczenia usługi udostępniania samochodów pracownikom powstaje z chwilą upływu terminu płatności za przedmiotową usługę z zastrzeżeniem, że jeśli pracodawca/podatnik VAT wystawi fakturę za świadczone usługi przed upływem terminu płatności, wówczas obowiązek podatkowy powstaje z chwilą wystawienia faktury dokumentującej te usługi. Czynność obciążenia kosztami pracownika nie stanowi czynności dostawy paliwa, a dokument potwierdzający to obciążenie nie podlega w pliku JPK oznaczeniu kodem GTU_02.

W zakresie czynności polegających na odpłatnym udostępnieniu pracownikom pojazdów samochodowych w celach prywatnych podatnik może korzystać ze zwolnienia z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej do 31 grudnia 2024 r. Od 2025 roku wejdzie nowe rozporządzenie w sprawie zwolnień z kas, jednak na razie jeszcze nie zostało podpisane i jest w fazie projektu.