Konkursy organizowane przez firmy mają różny charakter i mogą obejmować jako uczestników wyłącznie pracowników, ale również w innym przypadku osoby z zewnątrz-klientów, dostawców, itp. Zakres obowiązków spoczywających na organizatorze konkursu będącym często też płatnikiem podatku dochodowego od osób fizycznych lub składek ZUS będzie więc uzależniony od rodzaju konkursu (otwarty czy zamknięty), a także od statusu odbiorcy nagrody.

Ważnym czynnikiem jest strona formalna całego przedsięwzięcia. Konieczne jest sporządzenie regulaminu konkursu, w którym określona zostanie nazwa konkursu, organizator, uczestnicy konkursu, nagrody oraz sposób wyłonienia zwycięzców (wskazuje na to m.in. interpretacja indywidualna Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 04.03.2024 r., 0112-KDIL2-1.4011.192.2024.1.MKA).

W przypadku gdy konkurs ma otwarty charakter, czyli jest skierowany również do odbiorców, z którymi organizatora konkursu nie łączy żaden stosunek prawny, tj. członków rodzin pracowników i zleceniobiorców oraz osób zatrudnionych przez kontrahentów organizatora, to ustawa nakazuje kwalifikacje przysporzenia z tytułu nagrody do przychodów z innych źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 9 i art. 20 ust. 1 ustawy PIT). W przypadku konkursu o otwartym charakterze nagroda nie zostanie zakwalifikowana do przychodu ze stosunku pracy, cywilnoprawnego.

Od przychodów (dochodów) z tytułu wygranych w konkursach, grach i zakładach wzajemnych lub nagród związanych ze sprzedażą premiową, uzyskanych w państwie członkowskim UE lub innym państwie należącym do EOG, pobierany jest podatek zryczałtowany w wysokości 10% wygranej lub nagrody. Płatnik przekazuje podatek na rachunek urzędu skarbowego do 20 dnia następnego miesiąca po miesiącu jego pobrania. W tej sytuacji płatnik podatku będzie też zobowiązany do przygotowania i przekazania temu urzędowi deklaracji PIT-8AR w terminie do końca stycznia następnego roku.

W przypadku nagród rzeczowych problemem jest pobór podatku, skoro organizator nie przekazuje pieniędzy. Jeśli przedmiotem nagrody nie są pieniądze, podatnik będzie zobowiązany wpłacić płatnikowi kwotę należnego zryczałtowanego podatku przed udostępnieniem wygranej (nagrody) lub świadczenia (art. 41 ust. 7 pkt 3 ustawy PIT). W niektórych przypadkach organizator może skorzystać ze zwolnienia z podatku PIT do wysokości 2000 zł, ale musi to być konkurs ogłoszony w środkach masowego przekazu lub z określonych dziedzin. ( sztuki, sportu i innych).
Jeżeli konkurs miałby zamknięty charakter, czyli zostałby zorganizowany wyłącznie dla pracowników i zleceniobiorców, przychód z tytułu wygranej należałoby kwalifikować do źródeł, z których te osoby uzyskują przychody, czyli odpowiednio ze stosunku pracy lub działalności wykonywanej osobiście.

Wyjątek dotyczy osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą. W sytuacji, gdy taka osoba uczestniczyła w konkursie w związku z tą działalnością, nagroda stanowi przychód z tej działalności i przedsiębiorca powinien ją opodatkować tak, jak pozostałe przychody z tego rodzaju aktywności gospodarczej. W przeciwnym przypadku, czyli w sytuacji, gdy konkurs nie będzie związany z pozarolniczą działalnością prowadzoną przez podatnika, od wygranej w konkursie płatnik/organizator musi pobrać 10% zryczałtowany podatek (interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 24 maja 2023 r., sygn. 0115-KDIT2.4011.201.2023.1.ENB).