Sprzedaż towarów dla kontrahenta unijnego w większości przypadków traktowana jest jako wewnątrzwspólnotowa dostawa towarów, ale bywają przypadki, kiedy oprócz dostawy towarów wykonywane są dodatkowe, specjalistyczne czynności związane z ich montażem, co zmienia sposób rozliczenia tej transakcji przez sprzedawcę i nabywcę w zakresie podatku VAT. Zasady dotyczące miejsca opodatkowania transakcji związanych z dostawą towarów mają więc kluczowe znaczenie dla transakcji międzynarodowych.

Organy podatkowe wskazują (m.in. Dyrektor KiS z 17 lipca 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.261.2024.2.JK), że przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie definiują pojęć „montaż lub instalacja”, ale art. 22 ust. 1 pkt 2 ustawy VAT wskazuje, że, do instalacji lub montażu nie zalicza się prostych czynności umożliwiających funkcjonowanie montowanego lub instalowanego towaru zgodnie z jego przeznaczeniem.

Jako „proste czynności” należy rozumieć działania, umożliwiające funkcjonowanie danego towaru/sprzętu, które potencjalny nabywca mógłby wykonać we własnym zakresie. Za montaż lub instalację należy uznać takie czynności, które wymagają specjalistycznej wiedzy i umiejętności znanych przede wszystkim dostawcy montowanego lub instalowanego towaru/sprzętu.

Jeżeli elementem dominującym w ramach danej transakcji będzie wydanie towaru w celu przeniesienia prawa do rozporządzania nim jak właściciel, zaś pozostałe czynności będą miały charakter pomocniczy lub uboczny, wówczas transakcja powinna być traktowana jako dostawa towarów. A więc, dostawa towarów wraz z montażem może być uznana za WDT, gdy czynności częściowego montażu nie wymagają specjalistycznej wiedzy, umiejętności czy doświadczenia, ograniczają się do prostych czynności odtworzenia poleceń wskazanych w przekazanej kontrahentowi dokumentacji technicznej. Wpłata zaliczki na poczet dostawy nie wywołuje wówczas obowiązku rozliczenia VAT tak jak przy typowym WDT, w przeciwieństwie do transakcji, jaką jest dostawa towaru wraz ze skomplikowanym montażem.

W momencie wejścia podatnika w Krajowy System e-Faktur i niewłaściwego zinterpretowania powyższej transakcji, wplata zaliczki od nabywcy może wywołać negatywne konsekwencje w zakresie braku wystawienia faktury. Dlatego, strony transakcji powinny w zamówieniu czy umowie określić przedmiot transakcji i potwierdzić dostarczenie towarów oraz ich ewentualny montaż protokołem zdawczo – odbiorczym, który określa zakres prac
( częściowych czy całościowych) i stopień ich zaawansowania. Protokół będzie wówczas podstawą do wystawienia faktury VAT dokumentującej sprzedaż.

W przypadku uznania transakcji za WDT, sprzedawca musi również dysponować dowodami przemieszczenia towarów do innego kraju UE, tak aby mógł zastosować stawkę 0% przy transakcji WDT. Trzeba pamiętać, że w przypadku udostępnienia faktury zagranicznemu nabywcy poza KSeF, wystąpi obowiązek oznaczenia faktury ustrukturyzowanej kodem weryfikującym. Przez oznaczenie faktury kodem weryfikującym rozumie się utworzenie bezpośredniego linku do faktury lub znaku graficznego (QR kodu) i naniesienie go na fakturę przed przekazaniem jej odbiorcy.