Podstawą do zastosowania preferencyjnej stawki podatku 0% w przypadku sprzedaży sprzętu komputerowego na rzecz placówek oświatowych jest przede wszystkim zaliczenie dostarczanych towarów do określonych grup towarowych wymienionych w załączniku nr 8 w zw. z art. 83 ust. 1 pkt 26 do ustawy o VAT. Zgodnie z jego zapisem preferencyjną stawką 0 % objęte są następujące towary:

1. jednostki centralne komputerów, serwery, monitory, zestawy komputerów stacjonarnych,

2. drukarki,

3. skanery,

4. urządzenia komputerowe do pism Braille’a (dla osób niewidomych i niedowidzących),

5. urządzenia do transmisji danych cyfrowych (w tym koncentratory i switche sieciowe, routery i modemy).

Przez placówkę oświatową rozumie się publiczne i niepubliczne jednostki, o których mowa w art. 2 pkt 1-4 i 7 ustawy z dnia 14 grudnia 2016 r. – Prawo oświatowe, uczelnie w rozumieniu ustawy z dnia 20 lipca 2018 r. – Prawo o szkolnictwie wyższym i nauce (Dz. U. z 2020 r. poz. 85, 374 i 695) oraz placówki opiekuńczo-wychowawcze w rozumieniu ustawy z dnia 9 czerwca 2011 r. o wspieraniu rodziny i systemie pieczy zastępczej (Dz. U. z 2019 r. poz. 1111, 924 i 1818).

Nie każdy sprzęt komputerowy, będący przedmiotem dostawy dla placówek oświatowych albo organizacji humanitarnych, charytatywnych lub edukacyjnych w celu dalszego nieodpłatnego przekazania placówkom oświatowym, będzie opodatkowany stawką podatku w wysokości 0 %, lecz wyłącznie wymieniony w załączniku nr 8 do ustawy. Unormowania zawarte w art. 83 ust. 14 i 15 ustawy wskazują natomiast na warunki formalne do zastosowania stawki 0 %, poprzez obowiązek posiadania stosownych dokumentów, których następnie kopie dokonujący dostawy obowiązany jest przekazać do właściwego urzędu skarbowego. Zatem dopiero łączne spełnienie wszystkich powyższych warunków uprawnia dostawcę do zastosowania obniżonej stawki do dostawy sprzętu komputerowego.

Organy podatkowe (m.in. interpretacja Dyrektora KiS z 1 października 2024 r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.489.2024.1.AKR) potwierdzają, że monitory informacyjne nieposiadające własnej, wbudowanej jednostki komputerowej oraz posiadające własną, wbudowaną jednostkę komputerową stanowią towar wymieniony w załączniku nr 8 do ustawy. W konsekwencji, przy ich dostawie bezpośrednio do placówek oświatowych, przysługuje prawo do stosowania stawki 0 % podatku VAT. Natomiast, gdyby w skład zestawu komputerów przekazywanych jednostkom oświatowym wchodziło oprogramowanie biurowe z licencją wieczystą wraz z roczną subskrypcją, to nie zostało ono wymienione w załączniku nr 8 do ustawy, a więc będzie do niego zastosowana stawka podatku VAT w wysokości 23% (interpretacja Dyrektora KiS z dnia 30 czerwca 2020 r., sygn. 0114-KDIP4-2.4012.202.2020.2.MC).

Podobnie organy podatkowe nie akceptują stosowania stawki 0% VAT przy przekazywaniu urządzeń wielofunkcyjnych. W interpretacji indywidualnej z dnia 6 czerwca 2024 r., Dyrektora KiS, sygn. 0112-KDIL3.4012.243.2024.1.AW organ stwierdził, że urządzenie wielofunkcyjne, które łączy w sobie funkcje drukarki, skanera, a także dodatkowe funkcje kopiarki lub faksu nie zostało literalnie wymienione w katalogu urządzeń mieszczących się w załączniku nr 8 do ustawy, do ich dostawy nie będzie mogła mieć zastosowania preferencyjna stawka podatku VAT w wysokości 0% na podstawie art. 83 ust. 1 pkt 26 ustawy, a zatem sprzedaż przedmiotowych urządzeń wielofunkcyjnych będzie podlegała opodatkowaniu stawką podatku w wysokości 23%.