Przekształcenie przedsiębiorcy prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą w spółkę z o.o. ma na celu zmianę formy prawnej prowadzonej działalności gospodarczej. Z dniem przekształcenia, tj. z dniem wpisania spółki do rejestru, przedsiębiorca staje się spółką przekształconą. Jednocześnie właściwy organ ewidencyjny z urzędu wykreśla go z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEiDG).

Z dniem przekształcenia zmienia się również sposób opodatkowania dochodów z działalności, które przed przekształceniem podlegały opodatkowaniu na zasadach przewidzianych w ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych, zaś po przekształceniu – w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych. Co istotne, zmianie ulega również sposób prowadzenia ksiąg – po przekształceniu prowadzone będą wyłącznie księgi rachunkowe.

Podatnik ma więc obowiązek zamknięcia podatkowej księgi przychodów i rozchodów oraz wyliczenia zaliczki na podatek za ostatni miesiąc prowadzenia jednoosobowej działalności osoby fizycznej. Zaliczka ta będzie wyliczona od dochodu ustalonego w oparciu o przychody i koszty wynikające z księgi oraz wyliczoną różnicę remanentową. Stanowisko to wskazał m.in. Dyrektor KiS w interpretacji z 13 maja 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-2.4011.295.2025.1.IM.

Natomiast, w związku z przekształceniem i przejęciem przez spółkę składników majątkowych służących wykonywaniu działalności nie powstanie zobowiązanie do zapłaty podatku na gruncie ustawy o VAT. Podatnik nie będzie obowiązany do sporządzenia oraz złożenia do organu podatkowego spisu z natury na dzień przekształcenia działalności gospodarczej w jednoosobową spółkę z o.o., zgodnie z art. 14 ust. 5 ustawy. Potwierdza to Dyrektor KiS w interpretacji z 27 lutego 2023 r., sygn. 0111-KDIB3-2.4012.890.2022.4.SR.

W wyniku przekształcenia następuje pełna kontynuacja dotychczasowych stosunków pracy, a zmianie ulega wyłącznie forma prawna pracodawcy. W konsekwencji, spółka przejmuje ciążące na przedsiębiorcy przekształconym obowiązki płatnika składek na podatek dochodowy od osób fizycznych, w tym również obowiązki złożenia PIT-11. Sytuacja ta jest sytuacją odmienną od przypadku, w którym następuje zaprzestanie wykonywania działalności gospodarczej przez pracodawcę i związane z tym rozwiązanie stosunków pracy. W ocenie organów podatkowych (m.in. Dyrektor KiS w interpretacji z 30 stycznia 2023 r., sygn. 0114-KDIP3-1.4011.983.2022.4.MG) obowiązki w zakresie sporządzenia formularza PIT-11 zostają w pełni przejęte przez spółkę i to spółka, w terminach wskazanych w ustawie o PIT, będzie miała obowiązek wystawić formularz PIT-11 w odniesieniu do całego roku kalendarzowego, w którym nastąpiło przekształcenie.

W związku z przekształceniem jednoosobowej działalności gospodarczej do KRS w dniu przekształcenia zostaje wpisana nowa spółka z o.o. Jej jedynym wspólnikiem jest przedsiębiorca przekształcany, w związku z tym powinien zaktualizować dane w ZUS poprzez wyrejestrowanie z działalności wykonywanej osobiście (ZUS ZWUA) i zarejestrowanie się jako wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. Od tego momentu ciąży na nim obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Zgodnie z art. 13 pkt 4a) ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych jest do tego zobowiązany aż do dnia wykreślenia spółki z Krajowego Rejestru Sądowego albo zbycia części udziałów w spółce.