Relokacja pracownika nie musi ograniczać się jedynie do zmiany geograficznej miejsca świadczenia pracy, ale może prowadzić także do zmiany podmiotu zlecającego pracę – może nastąpić bądź w ramach struktury organizacyjnej tego samego pracodawcy bądź stanowić formę transferu do innego pracodawcy. Stąd też nie należy relokacji pracowniczej utożsamiać z delegacją służbową, która zawsze ma charakter krótkotrwały i następuje wyłącznie w ramach struktury organizacyjnej tego samego pracodawcy.

Delegacja służbowa jest także jednym z obowiązków pracownika, któremu zawsze musi się podporządkować na podstawie polecenia służbowego. Inaczej jest w przypadku relokacji. Świadczenia wypłacane pracownikom w związku z ich relokacją mają różny charakter, mogą nimi być przykładowo zasiłek relokacyjny, koszty wynajmu samochodu, koszty lekcji lokalnego języka, czesne za szkołę dzieci, itp. W związku z długotrwałym oddelegowaniem, pracownicy pozostają często w długiej rozłące z rodzinami, a zatem istotne jest umożliwienie rodzinom relokacji do Polski (poprzez np. zapewnienie pokrycia wydatków przeniesienia do Polski, okresowych podróży do kraju rodzinnego, mieszkania) oraz zapewnienie stosownych warunków edukacji dzieciom pracowników. Zasady związane z przyznawaniem i funkcjonowaniem świadczeń dla pracowników powinny regulować zapisy zawarte w wewnętrznych dokumentach spółek.

W związku z zapewnieniem pracownikom dodatkowego świadczenia związanego z relokacją (tzw. Relocation Allowance), jak również zwrotem kosztów związanych z przeniesieniem pracowników oraz bezpośrednim pokryciem takich kosztów przez nowego pracodawcę w innym kraju,  będzie on pełnił rolę płatnika podatku dochodowego od osób fizycznych z tego tytułu i zobowiązany jest do obliczenia, pobrania i wpłacenia zaliczki we właściwym terminie organowi podatkowemu. Przychód ten nie podlega zwolnieniu z podatku na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 14 ustawy o PIT. Przepis ten mówi o zwolnieniu z opodatkowania kwot otrzymywanych przez pracowników z tytułu zwrotu kosztów przeniesienia służbowego oraz zasiłków na zagospodarowanie i osiedlenie w związku z przeniesieniem służbowym, do wysokości 200% wynagrodzenia należnego za miesiąc, w którym nastąpiło przeniesienie. Nie mamy w przypadku relokacji sytuacji związanej z przeniesieniem służbowym, o którym mowa w tym artykule. (stanowisko zaprezentowane m.in. w interpretacji podatkowej Dyrektora KIS z 29 grudnia 2022 r., sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.759.2022.3.NM).

Z punktu widzenia kosztów podatkowych polskiej spółki jako nowego pracodawcy, po relokacji,  dodatkowe świadczenia związane z zaklimatyzowaniem obcokrajowców ponoszone przez polskiego pracodawcę, takie jak np. koszty biletów lotniczych związane z relokacją do Polski i do kraju macierzystego pracownika, koszty dodatkowego ubezpieczenia medycznego w PL, koszty zakwaterowania i wyżywienia pracownika w Polsce, stanowią dla polskiego podmiotu koszty uzyskania przychodów dla celów podatku dochodowego od osób prawnych (stanowisko zaprezentowane m.in. w interpretacji podatkowej Dyrektora KIS z 5 maja 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.60.2021.2.IM). Wydatki te są zasadne a podmiot nie może zaproponować pracownikom warunków gorszych od tych, które uzyskują w kraju ojczystym.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy