Skopiuj link
Zgodnie z art. 2 pkt 32 ustawy o VAT ilekroć w dalszych przepisach jest mowa o fakturze elektronicznej – rozumie się przez to fakturę w formie elektronicznej wystawioną i otrzymaną w dowolnym formacie elektronicznym.
Należy wskazać, że faktury elektroniczne traktowane są dla potrzeb dokumentowania transakcji podobnie jak faktury w formie papierowej. Ustawodawca nie różnicuje zastosowania odliczenia względem formy papierowej czy elektronicznej faktury, jednakże aby faktura elektroniczna mogła zostać uznaną za dokument stanowiący podstawę do odliczenia podatku naliczonego, musi ona zostać otrzymana (udostępniona) w sposób i w formie zapewniającej autentyczność, integralność i czytelność jej treści. Nie ma znaczenia, czy faktura została wygenerowana w formie elektronicznej i w takiej została przesłana do odbiorcy, czy też sprzedawca najpierw wystawił fakturę w formie papierowej, a następnie zeskanował ją i przesłał do odbiorcy w formie elektronicznej np. jako załącznik do maila.
Zgodnie z art. 106m ust. 1 ustawy o VAT podatnik określa sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Z ustępu 2 i 3 tego przepisu wynika, że przez autentyczność pochodzenia faktury rozumie się pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury, natomiast przez integralność treści faktury rozumie się, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura. Jeśli podatnik będzie pewien, że faktura stanowiąca podstawę do odliczenia podatku jest fakturą odzwierciedlającą rzeczywiste zdarzenia gospodarcze, a sprzedawcą jest tożsamy podmiot, który został wykazany na fakturze jako dostawca/usługodawca, a dodatkowo faktura podaje rzeczywiste dane adresowe oraz dane dotyczące przedmiotu transakcji oraz jej wartość, to nie ma żadnych przeszkód w uznaniu jej za fakturę prawidłową dającą nabywcy prawo do odliczenia podatku naliczonego.
W interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z dnia 23 czerwca 2015 r. nr ITPP3/443-173/14/MD spółka pytała się o możliwość odliczenia VAT z faktur sporządzonych w formie papierowej, a następnie skanowanych do pliku PDF i wysłanych pocztą elektroniczną. Organ wskazał, że: przy założeniu zagwarantowania przez Spółkę autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktur od momentu ich otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego; przechowywania faktur w sposób pozwalający na łatwe ich odszukanie oraz w sposób umożliwiający na żądanie uprawnionego organu bezzwłoczny dostęp do faktur i przetwarzanie danych w nich zawartych – że faktury otrzymywane w formacie PDF (jako faktury elektroniczne w rozumieniu art. 2 pkt 32 ustawy) uprawniają Spółkę do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego wynikającego z tych faktur. Prawo to jest zasadne w takim zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych i nie występują okoliczności skutkujące brakiem prawa do odliczenia zawarte w art. 88 ustawy. Otrzymywanie faktur w formacie PDF stanowiących załącznik do e-mail`a jest bowiem równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktur w formie tradycyjnej (papierowej). Bez znaczenia przy tym pozostaje fakt drukowania przez Wnioskodawcę faktur otrzymywanych w formie elektronicznej.
Analogiczne stanowisko zostało zaprezentowane w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 2 września 2014 r. nr IPPP2/443-543/14-2/DG, w interpretacji Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie z dnia 17 marca 2014 r. nr IPPP3/443-46/14-2/MKw, jak również w interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Łodzi z dnia 8 sierpnia 2013 r. nr IPTPP4/443-359/13-2/UNR.
Stanowisko takie wynika również z broszury informacyjnej ministerstwa finansów opublikowanej na początku 2013 r. dotyczącej fakturowania, a zatytułowanej Zmiany w zakresie fakturowania. Czytamy w niej: Mając na uwadze, iż ww. akty wykonawcze wdrażają wskazane wyżej przepisy prawa unijnego, w prawidłowym odczytaniu ich ratio legis pomocne mogą okazać się opracowane przez Dyrekcję Generalną ds. Podatków i Unii Celnej w Komisji Europejskiej (TAXUD) „Uwagi wyjaśniające przepisy dotyczące fakturowania VAT w związku z Dyrektywą Rady 2010/45/UE”. „Uwagi wyjaśniające” można traktować jako praktyczne narzędzie służące wyjaśnieniu stosowania przepisów dyrektywy Rady 2006/112/WE z dnia 28 listopada 2006 r. w sprawie wspólnego systemu podatku od wartości dodanej (Dz. Urz. UE L 347 z 11.12.2006, str. 1), zwanej dalej „dyrektywą 2006/112/WE”, dotyczących fakturowania VAT dodanych bądź zmienionych dyrektywą 2010/45/UE. Należy przy tym pamiętać, iż jak wyjaśniono w ww. dokumencie TAXUD: „Uwagi nie obejmują wszystkich kwestii; uwzględniono jedynie te zagadnienia z zakresu fakturowania, których objaśnienie uznano za pożądane. Dotyczy to sytuacji, w których dyrektywa 2010/45/UE wprowadza nowe przepisy, lub gdy uznano, że przepisy dyrektywy VAT wymagają wyjaśnienia”. Uwagi wyjaśniające Komisji Europejskiej zostały również wykorzystane w niniejszej broszurze.
Natomiast z ww. dokumentu Komisji Europejskiej, o którym mowa we wskazanej wyżej broszurze wynika, że:
Faktura elektroniczna, dokładnie tak samo jak faktura w formie papierowej, musi zawierać elementy wymagane w dyrektywie VAT.
Dodatkowo, aby faktura – zgodnie z dyrektywą VAT – została uznana za fakturę elektroniczną, musi zostać wystawiona oraz także otrzymana w dowolnym formacie elektronicznym. Wyboru formatu dokonują podatnicy. Obejmowałby on faktury w formie ustrukturyzowanych komunikatów (jak np. XML) lub inne rodzaje formatu elektronicznego (jak np. wiadomości e-mail z załącznikiem w PDF lub faks otrzymany w formacie elektronicznym, a nie papierowym).
Zgodnie z definicją nie wszystkie faktury utworzone w formacie elektronicznym można uznać za „fakturę elektroniczną”. Faktury utworzone w formacie elektronicznym poprzez, przykładowo, programy księgowe lub edytory tekstu, które zostały wysłane lub otrzymane na papierze, nie są fakturami elektronicznymi.
Z drugiej strony faktury wystawione w formie papierowej, które zostały zeskanowane, wysłane i otrzymane w formie wiadomości e-mail, mogą być uznane za faktury elektroniczne.
Rodzaj formatu elektronicznego faktury nie powinien mieć znaczenia, ważny powinien być jedynie fakt, że faktura jest w formacie elektronicznym w momencie jej wystawienia oraz otrzymania. Pozwoliłoby to na wysyłanie i otrzymywanie faktur elektronicznych w jednym formacie, a następnie ich przekonwertowanie na inny format.
Potwierdzenie przez Komisję Europejską możliwości odliczania VAT z faktur wystawionych na papierze, a następnie zeskanowanych i przesłanych mailem do adresata, co również zostało zaaprobowane przez ministerstwo finansów we wskazanej wyżej broszurze informacyjnej powinno zakończyć dyskusję na temat braku możliwości odliczania podatku z takich dokumentów.
Wojciech Zajączkowski