Obowiązki w zakresie transakcji wewnątrzwspólnotowych

• Obowiązek rejestracyjny

Przed zrealizowaniem pierwszej transakcji wewnątrzwspólnotowej podatnik zobligowany jest do dokonania we właściwym urzędzie skarbowym rejestracji jako „podatnik VAT-UE”. Zgłoszenie składa się na formularzu VAT-R, w którym podatnik informuje o zamiarze dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych –  art. 97 ust. 1 ustawy o VAT. Jednakże możliwość zastosowania stawki 0% przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów jest uzależnione od dokonania rejestracji dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych w momencie składania deklaracji VAT-7 za okres, w którym wykazuje się tę dostawę – art. 42 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT.

• Po otrzymaniu od naczelnika urzędu skarbowego potwierdzenia rejestracji (druk VAT-5UE), na podstawie art. 97 ust. 9 ustawy o VAT, podatnik jest zobowiązany posługiwać się w transakcjach wewnątrzwspólnotowych numerem identyfikacji podatkowej (NIP) poprzedzonym dwuliterowym prefiksem PL (numer VAT-UE) – art. 97 ust. 10 ustawy o VAT.

• W przypadku zaprzestania dokonywania transakcji wewnątrzwspólnotowych podmiot zarejestrowany jako podatnik VAT-UE informuje o tym naczelnika urzędu skarbowego poprzez złożenie aktualizacji zgłoszenia rejestracyjnego – w terminie 15 dni od dnia zaistnienia tej okoliczności – art. 97 ust. 13 ustawy o VAT. Zgłoszenie to stanowi podstawę do wykreślenia podmiotu z rejestru podatników VAT-UE – art. 97 ust. 14 ustawy o VAT.

• Podatnik ma obowiązek wystawienia faktury VAT stwierdzającej: dokonanie sprzedaży, datę jej wystawienia, datę jej dokonania, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy oraz inne dane wskazane w art. 106e.

• Podatnik zarejestrowany dla celów transakcji wewnątrzwspólnotowych obowiązany jest do składania deklaracji podatkowych (VAT-7, VAT-7K lub VAT-7D) oraz rozliczania dokonanych dostaw i nabyć – art. 99 ust. 1-3 ustawy o VAT. Obowiązek ten mają również podatnicy, o których mowa w art. 15 ustawy, inni niż zarejestrowani jako podatnicy VAT czynni, oraz osoby prawne niebędące podatnikami w rozumieniu art. 15 ustawy – u których wartość wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów przekroczyła kwotę, o której mowa w art. 10 ust. 1 pkt 2, lub którzy skorzystali z możliwości wymienionej w art. 10 ust. 6, są obowiązani składać w urzędzie skarbowym deklaracje podatkowe w zakresie dokonywanych nabyć za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu – art. 99 ust. 8 ustawy o VAT.

• Podatnicy, zarejestrowani jako podatnicy VAT UE, zobligowani są także do składania informacji podsumowujących (art. 100 ust. 1 ustawy o VAT) zawierających w szczególności (art. 100 ust. 8 ustawy o VAT):

– nazwę lub imię i nazwisko podmiotu składającego informację podsumowującą oraz jego numer VAT-UE,

– właściwy i ważny numer VAT-UE podmiotu nabywającego towary lub usługi,

– właściwy i ważny numer VAT-UE podmiotu dokonującego dostawy towarów,

– łączną wartość WNT, WDT oraz usług, do których stosuje się art. 28b, świadczonych na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych na potrzeby podatku od wartości dodanej, świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium Polski, innych niż zwolnionych od podatku od wartości dodanej lub opodatkowanych stawką 0%, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku jest usługobiorca – w odniesieniu do poszczególnych kontrahentów.

W przypadku wewnątrzwspólnotowych transakcji trójstronnych, o których mowa w art. 136 (procedura uproszczona), informacja podsumowująca powinna dodatkowo zawierać adnotację, że nabycie i dostawa zostały dokonane w ramach wewnątrzwspólnotowych transakcji trójstronnych – art. 100 ust. 9 ustawy o VAT.

Informacje podsumowujące składane są, co do zasady, za okresy miesięczne – art. 100 ust. 3 ustawy o VAT. Wyjątek stanowią transakcje WDT, w przypadku gdy całkowita ich wartość w danym kwartale bez podatku ani w żadnym z czterech poprzednich kwartałów nie przekroczyła kwoty 250.000 zł, transakcje WNT, w przypadku gdy ich wartość w danym kwartale bez podatku nie przekroczyła kwoty 50.000 zł, lub świadczenie usług, o których mowa w art. 100 ust. 1 pkt 4 ustawy. W takim przypadku informacje podsumowujące mogą być składane za okresy kwartalne – art. 100 ust. 4 ustawy o VAT. Ponadto podatnik, który nie dokonał w danym okresie rozliczeniowym żadnych transakcji wewnątrzwspólnotowych, nie ma obowiązku składania informacji podsumowującej za ten okres – art. 100 ust. 1 ustawy o VAT.

Informacje podsumowujące należy składać w terminie do 15. dnia miesiąca (lub kwartału) następującego po miesiącu (kwartale), w którym powstał obowiązek podatkowy z tytułu dokonania transakcji wykazywanej w informacji podsumowującej – art. 100 ust. 3 i 4 ustawy o VAT. Termin ten ulega przedłużeniu do 25. dnia miesiąca, gdy informacja jest składana za pomocą środków komunikacji elektronicznej – art. 100 ust. 7 ustawy o VAT.

• Systemowi wymiany informacji o VAT (tzw. VIES) umożliwia podatnikom weryfikację statusu podatkowego oraz aktualności i poprawności numeru VAT-UE swoich kontrahentów z innych państw członkowskich. Potwierdzenia numeru identyfikacyjnego zagranicznego kontrahenta można dokonać za pośrednictwem naczelnika urzędu skarbowego lub też Biura Wymiany Informacji Podatkowych – art. 97 ust. 17 ustawy o VAT.