Przedsiębiorstwa zatrudniające pracowników na stanowiskach kierowniczych, jak i zarządczych decydują się często na pokrycie kosztów polisy odpowiedzialności cywilnej (OC) dla tych osób. Wydatek ten może wywołać skutki w zakresie potrącenia podatku PIT przez firmę jako płatnika, ale są możliwości uniknięcia tego zobowiązania przy odpowiednim skonstruowaniu danych osób ubezpieczonych w polisie.

Zapisy art. 11 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wprost wskazują na definicję przychodu, na podstawie której przychodami są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W ustawie PIT jest odniesienie do wartości pieniężnej, którą należy ustalić na podstawie cen rynkowych, cen zakupu, równowartości świadczenia czy cen stosowanych w obrocie rzeczami lub prawami tego samego rodzaju i gatunku. Jeżeli zaś nie można ustalić wartości przychodu z nieodpłatnych świadczeń, to tym samym nie może być on uwzględniony w podstawie opodatkowania, a w konsekwencji opodatkowany.

Ubezpieczenie OC może nie stanowić przychodu ani dla pracowników ani dla członków zarządu, ponieważ de facto wydatek ten jest poniesiony w interesie pracodawcy i nie jest możliwe przypisanie przychodu na podstawie art. 11 ust. 1 ustawy o PIT konkretnej osobie, ze względu na występującą rotację zatrudnienia, co jest zjawiskiem dość typowym i powszechnym przy zmianie miejsca pracy przez wykwalifikowanych pracowników. Polisa powinna być bezimienna i nie wskazywać danych osobowych osób nią objętych, a co więcej nie wskazywać nawet ilości osób ubezpieczeniowych, ponieważ jest to wartość ruchoma i może ulegać zmianom, więc nie jest możliwe przypisane konkretnego świadczenia do określonej osoby. W konsekwencji w różnym stopniu w stosunku do tych osób będzie działać ochrona ubezpieczeniowa zdefiniowana w warunkach ubezpieczenia OC.

Wartość ubezpieczenia nie stanowi wówczas dla pracowników przychodu podlegającego opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a tym samym firma nie będzie zobowiązana do naliczenia i poboru zaliczki od tego przychodu. O ile samo określenie wartości świadczenia może być wprost wskazane w zawieranej polisie ubezpieczeniowej, o tyle już przypisanie proporcji tej wartości konkretnemu pracownikowi i rozpoznanie przychodu po jego stronie jest niemożliwe. Potwierdził to stanowisko Dyrektor KiS m.in. w interpretacji z 6 marca 2025 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.101.2025.1.KF czy z 16 maja 2024r., sygn. 0112-KDIL2 1.4011.348.2024.1.DJ. Firma nie będzie więc występowała jako płatnik, o którym mowa w art. 32 ust. 1 ustawy o PIT (w odniesieniu do osób zatrudnionych na umowę o pracę). W konsekwencji firma nie będzie zobowiązana do wykazania tego świadczenia w deklaracji PIT-4R ani w PIT-11.

Trzeba również pamiętać, że składki opłacane przez pracodawców na ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (OC) swoich pracowników są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Wynika to z art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów składek opłaconych przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych umów ubezpieczenia na rzecz pracowników.