Koszty dojazdów w związku z podróżą zagraniczną rozliczane są podobnie do krajowych podróży służbowych. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdu z i do dworca kolejowego, autobusowego, portu lotniczego lub morskiego w wysokości jednej diety w miejscowości docelowej za granicą oraz w każdej innej miejscowości za granicą, w której pracownik korzystał z noclegu. W przypadku gdy pracownik ponosi koszty dojazdu wyłącznie w jedną stronę, przysługuje ryczałt w wysokości 50% diety. Pracownikowi przysługuje również dodatkowo ryczałt w wysokości 10% diety za każdą rozpoczętą dobę pobytu za granicą, jeśli wymagane jest podróżowanie komunikacją miejscową.

W sytuacjach, gdy pracodawca wyraził zgodę na przejazd pracownika tymi środkami transportu, w zależności od ich dostępności, kierując się bezpieczeństwem pracownika i dokonał zwrotu wydatków za przejazdy środkami komunikacji miejscowej oraz wydatków za przejazdy do miejsca wykonywania zadań w miejscowości docelowej ww. środkami komunikacji miejscowej, to ze zwolnienia, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych korzysta jedynie kwota ryczałtu wynikającego z Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (t. j. Dz. U. z 2023 r. poz. 2190) .

A więc różnica pomiędzy kwotą zwróconą pracownikowi, a należnymi ryczałtami stanowi dla tego pracownika przychód, od którego pracodawca jako płatnik jest zobowiązany do poboru zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Stanowisko to potwierdza Dyrektor KiS w interpretacji z 3 października 2025 r. sygn. 0115-KDIT2.4011.397.2025.1.MM.

Możliwa jest również sytuacja, w której pracownicy podczas zagranicznych podróży służbowych korzystają z przejazdów taksówkami na odcinkach lotnisko-hotel, hotel-lotnisko i nie otrzymują ryczałtu dojazdowego tylko zwrot kosztów za przejazd taksówką udokumentowany fakturą, rachunkiem lub paragonem. W zależności od sytuacji faktycznie poniesione wydatki za taksówkę mogą być wyższe od ryczałtów dojazdowych przysługujących pracownikom. Przy zwrocie kosztów za przejazd taksówką uznanych za przychód w rozumieniu ustawy o PIT w sytuacji, gdy z jednej taksówki korzysta kilku pracowników – kwota ta powinna być rozłożona proporcjonalnie na każdego pracownika korzystającego z danego przejazdu. Zwrot pracownikom dodatkowych udokumentowanych kosztów związanych z wykorzystaniem w zagranicznej podróży służbowej samochodu prywatnego, takich jak: opłaty za płatne parkingi, opłaty za autostrady, stanowi dla pracowników przychód w rozumieniu przepisów ustawy o PIT, jednakże podlegający zwolnieniu na mocy art. 21 ust. 1 pkt 16 lit. a tej ustawy. W tym przypadku nie ciążą na pracodawcy obowiązki płatnika w związku ze zwrotem pracownikom ww. kosztów.