Podmioty, które w trakcie roku w wyniku restrukturyzacji przejęły majątek innych firm, muszą też zweryfikować swoje obowiązki wobec przeniesionych pracowników. Koniec roku to czas przygotowań deklaracji rocznych od strony płatnika.

W myśl art. 23¹ § 1 ustawy – Kodeks pracy: W razie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę staje się on z mocy prawa stroną w dotychczasowych stosunkach pracy, z zastrzeżeniem przepisów §5. Powołany przepis przyjmuje mechanizm automatycznego wejścia w stosunek pracy po stronie jednego zakładu pracy w miejsce drugiego, czyli wprowadza sukcesję uniwersalną. Opiera się ona przy tym na założeniu, że stosunek pracy w ogóle nie zostaje rozwiązany mimo przekształceń podmiotowych.

Oznacza to, że obowiązki płatnika nałożone przepisami ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w tym obowiązek sporządzenia stosownych informacji, deklaracji i obowiązek poboru przez płatników zaliczek na podatek dochodowy, nie ustają, lecz przechodzą na nowego płatnika, który przejmując pracowników, przejmuje także obowiązek poboru zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych, oraz wszelkie inne obowiązki z tym związane. A więc przejmujący pracowników pracodawca winien kontynuować obowiązki płatnika nałożone m.in. przepisami art. 38 ust. 1 i ust. 1a oraz art. 39 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (stanowisko zaprezentowane m.in. w interpretacji Dyrektora KIS z 5 września 2023 r., sygn. 0112-KDIL2-1.4011.568.2023.1.MKA). Nowy pracodawca powinien uwzględnić zaliczki przekazane przejętym pracownikom w całym roku podatkowym w deklaracji PIT-4R i pobrany ewentualny zryczałtowany podatek w PIT8AR. Informacje PIT-11 za cały rok podatkowy powinien wystawić dla przejętych pracowników nowy pracodawca. Podobnie będzie z informacją ZUS IWA oraz informacją miesięczną lub roczną dla osoby ubezpieczanej. Dotyczy to również sytuacji, gdy ogłoszona została upadłość pracodawcy „przekazującego” pracowników.

Płatnik składek, którego pracownicy zostali przejęci przez innego płatnika składek w trybie art. 23¹ § 1 k.p. i w związku z tym utracił on status płatnika składek na ich ubezpieczenia, powinien wyrejestrować tych pracowników z ubezpieczeń społecznych oraz ubezpieczenia zdrowotnego przy wykorzystaniu druku ZUS ZWUA. Konieczne jest również wyrejestrowanie członków rodziny pracowników z ubezpieczenia zdrowotnego. Konsekwencją zmiany pracodawcy dla pracowników przejętych w tym trybie jest również zmiana płatnika składek. Zmiana płatnika składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracownika musi znaleźć swoje odzwierciedlenie w dokumentach ubezpieczeniowych. Konieczne jest również zgłoszenie do ZUS faktu, iż pracodawca, którego wszyscy pracownicy zostali przejęci przez innego pracodawcę, w związku z tym utracił status płatnika składek (art. 44 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych). Zgłoszenie do tych ubezpieczeń powinno nastąpić z tym samym dniem, z którym zostali oni wyrejestrowani z ubezpieczeń przez dotychczasowego pracodawcę, a więc z dniem przejęcia pracowników. Nowy pracodawca powinien również zgłosić do ubezpieczenia zdrowotnego członków rodziny przejętych pracowników, którzy wcześniej zostali wyrejestrowani z tego ubezpieczenia przez dotychczasowego pracodawcę.

Natomiast, jeżeli pracownik w chwili przejęcia jest uprawniony do zasiłku oraz jeśli były i obecny pracodawca są płatnikami zasiłków, poprzedni pracodawca przekazuje stosowną dokumentacją zasiłkową, na podstawie której nowy płatnik będzie mógł wypłacić zasiłek, za okres począwszy od dnia przejęcia.