Prawidłowe ujęcie odpisów aktualizujących wartość należności w księgach rachunkowych jest niezbędne w celu zaliczenia ich w momencie uprawdopodobnienia do kosztów uzyskania przychodów. Koszt podatkowy nie wystąpi w sytuacji uprawdopodobnienia nieściągalności należności, jeżeli nie został dokonany odpis aktualizujący tę należność. Jak więc udokumentować nieściągalność należności?

W przypadku dłużników zagranicznych należy posiadać dokumenty wskazujące na nieściągalność, przykładowo na gruncie przepisów art. 16 ust. 2a pkt 1 ustawy o CIT, postanowienie zagranicznego sądu rejonowego o wszczęciu wobec dłużnika postępowania upadłościowego stanowi wystarczającą przesłankę do uznania za uprawdopodobnione nieściągalności należności. Dla celów dowodowych podatnik powinien dysponować oryginalnym dokumentem wydanym przez właściwy sąd, przetłumaczonym na język polski. Stanowisko takie przedstawił Dyrektor KiS w interpretacji z 11 września 2025 r., sygn. 0111-KDWB.4010.98.2025.1.HK.

Przepisy ustawy o CIT nie precyzują momentu, w którym należy zaliczyć nieściągalne wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów. Podatnik ma prawo (nie obowiązek) zakwalifikować je do kosztów uzyskania przychodów po uprzednim udokumentowaniu ich nieściągalności w sposób określony w art. 16 ust. 2 ustawy o CIT. Jedynie przepis art. 16 ust. 1 pkt 20 ustawy o CIT, stanowiący, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wierzytelności odpisanych jako przedawnione, wyznacza czasową granicę zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów wierzytelności, których nieściągalność została udokumentowana.

Można to zobrazować na przykładzie z konkretnymi datami. Zakończenie postępowania upadłościowego kontrahenta, ogłoszone zostało w Monitorze Sądowym i Gospodarczym w styczniu 2023 roku. Jednak spółka (podatnik) pozyskała informację o tym fakcie dopiero w lipcu 2023 roku, a formalne działania dotyczące uznania wierzytelności za nieściągalne zostały podjęte w roku 2024. Zarząd spółki sporządził oświadczenie o nieściągalności wierzytelności dopiero 20 lutego 2025 r., potwierdzając, że na 31 grudnia 2024 r. wierzytelność była nieściągalna i została odpisana z ksiąg rachunkowych. W związku z tym spółka uznała wierzytelność za nieściągalną na 31 grudnia 2024 r. i na ten dzień dokonała odpisu z ksiąg rachunkowych, a więc zaliczenie wartości nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów możliwe będzie dopiero w dniu dokonania odpowiedniego księgowania (zapisu) w księgach rachunkowych spółki, czyli 31 grudnia 2024 r.

Podatnicy, którzy składają JPK KR PD za 2025 roku, muszą pamiętać, że odpisy aktualizujące mają też mieć przypisane znaczniki bilansowe w strukturze JPK KR PD. Konto – Odpisy aktualizacyjne należności – jednostki pozostałe do 12 m-cy powinno mieć znacznik BABII3a_D12_A a konto – Odpisy aktualizacyjne należności – jednostki powiązane do 12 m-cy znacznik BABII1a_D12_A.