Jak przygotować sklep online na zmiany w fakturowaniu?

Wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur to jedna z największych cyfrowych rewolucji w polskiej księgowości, które nie ominie branży handlu elektronicznego. Zmiana formatu dokumentów oraz konieczność komunikacji z serwerami rządowymi wymusza przemodelowanie procesów logistycznych i sprzedażowych. To całkowita zmiana obiegu dokumentów w firmie.

Czy e-commerce jest gotowy na KSeF?

Temat KSeF e-commerce dotyczy przede wszystkim transakcji B2B, które stanowią dużą część obrotów wielu sklepów internetowych. Głównym wyzwaniem jest tutaj czas i niezawodność. W standardowym modelu faktura była generowana i wysyłana do klienta mailem. W nowej rzeczywistości dokument musi trafić przede wszystkim do ministerialnego systemu, zostać zweryfikowany i otrzymać unikalny numer identyfikujący. Dopiero wtedy staje się pełnoprawną fakturą w obrocie prawnym, co może wpływać na szybkość finalizacji zamówień.

Integracje platform sprzedażowych z KSeF

Ręczne wprowadzanie danych do systemu rządkowego przy skali działania sklepów online jest właściwie niemożliwe. Kluczem do sukcesu jest pełna automatyzacja, którą zapewnia profesjonalna integracja KSeF ecommerce. Większość popularnych silników sklepowych (SaaS) oraz systemów ERP pracuje nad wtyczkami lub modułami, które pozwolą na wymianę informacji sklepu z bramką Ministerstwa Finansów bez udziału człowieka. Taka komunikacja odbywa się poprzez API. Istotne jest, aby system KSeF sklep internetowy obsługiwał płynnie. Oprogramowanie powinno wysyłać pliki XML, ale też odbierać Urzędowe Poświadczenie Odbioru i pobierać nadany numer KSeF, by móc przypisać go do konkretnego zamówienia w panelu administracyjnym.

KSeF a automatyczne fakturowanie online

Dotychczasowe faktury online KSeF traktuje nieco inaczej niż do tego przywykliśmy. Do tej pory o dacie wystawienia decydował moment wygenerowania pliku przez sprzedawcę. W modelu ustrukturyzowanym datą wystawienia dokumentu jest data jego przesłania do systemu centralnego, o ile zostanie tam poprawnie zweryfikowany. Dla e-commerce oznacza to konieczność ścisłej synchronizacji i dbałość o to, by w razie awarii łącza lub przerwy serwisowej po stronie ministerstwa, dokumenty zostały wysłane w trybie offline i zatwierdzone w systemie w ustawowym terminie.

Zwroty i korekty w nowym systemie

Specyfiką sprzedaży wysyłkowej jest wysoki współczynnik odstąpień od umowy. W tym kontekście KSeF zwroty towaru komplikuje proceduralnie. Proste anulowanie faktury lub usunięcie jej z systemu nie będzie możliwe, jeśli została już przetworzona przez KSeF i weszła do obrotu prawnego. Każda zmiana statusu transakcji, wynikająca na przykład z odesłania paczki przez klienta biznesowego, będzie wymagała wystawienia faktury korygującej w ustrukturyzowanym formacie. Prawidłowo obsłużone KSeF korekty ecommerce muszą trafić tą samą drogą, co faktura pierwotna. Bardzo ważna jest automatyzacja tego procesu, aby odciążyć dział księgowości.

Wpływ KSeF na customer service i procedury reklamacyjne

Zmiany technologiczne pociągają za sobą konieczność edukacji personelu. Dział obsługi klienta będzie mierzył się z pytaniami od kontrahentów, dopytujących o terminy otrzymania faktur lub o znaczenie numerów na nich. Dlatego tak ważne jest odpowiednie i cykliczne szkolenie pracowników z zakresu nowych przepisów i procedur, aby potrafili oni wytłumaczyć klientom zawiłości nowego systemu, zamiast odsyłać ich do działu księgowości. Wiedza zespołu o tym, jak funkcjonuje obieg dokumentów, pozwoli uniknąć wielu nieporozumień.