Pismem z dnia 31.03.2025 r. Ministerstwo Finansów odpowiedziało na Interpelację poselską nr 8479, a w szczególności na pytanie „Czy Minister Finansów zakłada dalsze przesunięcia terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF z obecnie obowiązujących dat (odpowiednio 1 lutego 2026 i 1 kwietnia 2026 r.)?”. W powołanym piśmie Ministerstwo Finansów odpowiedziało, że „Nie jest planowane przesunięcie terminu wejścia w życie obowiązkowego KSeF.”.

Powyższe oznacza, że:

a) od lutego 2026 r. wszyscy polscy podatnicy VAT czynni oraz zwolnieni będę zobowiązani odbierać krajowe faktury zakupowe w KSeF, jeżeli sprzedawca taką fakturę wystawi w KSeF,

b) polscy podatnicy VAT czynni oraz zwolnieni (posiadający w Polsce siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej) będą zobowiązani wystawiać faktury w KSeF:

– od lutego 2026 roku – jeżeli ich sprzedaż brutto przekroczyła w roku 2024 kwotę 200 000 000 zł,

– od kwietnia 2026 roku  – jeżeli ich sprzedaż brutto nie przekroczyła w roku 2024 kwoty 200 000 000 zł,

To oznacza, że do wdrożenie KSeF w naszych organizacjach pozostało już niewiele czasu.

Jednocześnie, Ministerstwo Finansów zapowiedziało, że:

– do końca czerwca 2025 r. zostanie opublikowana struktura FA (3) uwzględniające wprowadzone po konsultacjach zmiany (wprowadzenie ustrukturyzowanego załącznika oraz inne drobne zmiany),

– w lipcu 2025 r. zakończy się proces legislacyjny nieznacznie zmieniający obecnie uchwalone przepisy, które oczekują na wejście w życie od lutego 2026 r. (m.in. wprowadzenie nowych terminów przejściowych na wystawianie faktur z kas fiskalnych, podawanie w tytułach przelewów numerów systemowych faktur w KSeF, wprowadzenie trybu „offline24”):

https://legislacja.rcl.gov.pl/projekt/12391205/katalog/13092624#13092624

– w ostatnim kwartale 2025 r. udostępnione zostanie środowisko testowe KSeF 2.0 (obowiązkowy KSeF),

– w ostatnim kwartale 2025 r. udostępnione zostaną certyfikaty konieczne do wystawiania faktur w trybie awarii, „offline” oraz „offline24”.

KSeF oznacza:

– wiele zmian organizacyjnych (techniczne aspekty wystawianie faktur, obieg dokumentów), 

– wzmożoną kontrolę prawidłowości fakturowania prowadzoną przez organy podatkowe,

– zmiany w rozliczeniach podatkowych.

Mając na względzie powyższe, a w szczególności niewiele czasu, który pozostał do lutego 2026 r., zachęcam do rozpoczęcia wdrożenia KSeF w Państwa organizacjach. Wbrew pozorom, samo wdrożenie KSeF w sensie informatycznym będzie czynnością najmniej wymagającą, choć to zależy również od posiadanego przez Państwa oprogramowania.

W mojej opinii, najistotniejszą rzeczą jest zaplanowanie wdrożenia tak, żeby oprogramowanie spełniało Państwa oczekiwania organizacyjne. Żeby to jednak było możliwe, powinniście Państwo być w stanie ocenić, jak zmiana oprogramowania i sposobu wystawiania i otrzymywania faktur wpłynie na obieg dokumentów w Państwa organizacji.

Gdybym miał wdrożyć KSeF w mojej organizacji podjąłbym następujące kroki:

1. Uzyskanie wiedzy o KSeF oraz jej okresowa aktualizacja o uchwalone zmiany;

2. Audyt wewnętrzny – rozpoznanie problemów organizacyjnych i podatkowych, które powstaną w związku z wdrożeniem KSeF;

3. Identyfikacja błędów, zagrożeń, problemów i wyzwań;

4. Zaprojektowanie rozwiązań organizacyjnych – wysyłka faktur, obieg faktur zakupowych, akceptacja i opis faktur zakupowych, określenie miejsca powstawania kosztów. obieg dokumentów towarzyszących (np. złączniki, WZ, PZ, Zamówienia, CMR), płatności, rozliczenia z pracownikami itp.) lub inne rozwiązania wynikające z Państwa potrzeb;

5. Wybór oprogramowania dającego możliwość wdrożenie zaprojektowanych rozwiązań lub modyfikacja posiadanego oprogramowania pod kątem zaprojektowanych rozwiązań;

6. Wdrożenie oprogramowania zintegrowanego z KSeF.

Zachęcam do możliwie szybkiego podjęcia powyższych kroków, albo jakichkolwiek innych działań, które uznacie Państwo za stosowne.

Gdybyście Państwo chcieli uczynić ten pierwszy krok, to zachęcamy do skorzystania z naszych szkoleń, w trakcie których nasi eksperci zajmujący się KSeF od kilku lat, podzielą się z Państwem swoją wiedzą i doświadczeniami.