Kasa rejestrująca, a w szczególności pamięć fiskalna kasy, zostały skonstruowane w sposób uniemożliwiający jakąkolwiek ingerencję podatnika (również podmiotów wykonujących serwis techniczny kas rejestrujących), co oznacza, że dane raz wprowadzone do kasy (transakcja zakończona wydrukowaniem paragonu) nie podlegają już modyfikacji. Korekta danej transakcji (treści paragonu fiskalnego) jest możliwa jedynie przed wydrukowaniem paragonu, czyli zapisaniem danych w pamięci fiskalnej. Zakaz ingerencji w pamięć fiskalną nie oznacza jednak zakazu korekty samej transakcji sprzedaży, gdyż to dokumentacja kasowa transakcji nie podlega korekcie, a nie sama transakcja sprzedaży (w istocie obowiązuje jedynie zakaz zmiany treści paragonu). Dotyczy to zarówno kas z elektroniczną lub papierową kopią paragonu, jak i kas fiskalnych on-line.

Wątpliwości budzi kwestia prawa do skorygowania stawki i kwoty podatku należnego w przypadku dokumentowania sprzedaży usług czy towarów poprzez wystawienie paragonów i faktur do tych paragonów, gdzie niewłaściwą stawkę VAT zastosowano wyłącznie na paragonach fiskalnych dotyczących sprzedaży w poprzednim miesiącu np. w lipcu, poprzez wykazanie opisanych błędów w odrębnej ewidencji korekt, w sytuacji gdy pomyłka w stawce podatku została przez wykryta przed złożeniem pliku JPK za wskazany miesiąc – lipiec. Faktury zaś wystawione na życzenie konsumentów powinny – pomimo błędu w stawce na paragonie- zawierać już prawidłową stawkę VAT. Wówczas korekta podatku w odrębnej ewidencji tzw. pomyłek za miesiąc lipiec, poprawiająca błąd serwisanta i wprowadzająca prawidłową stawkę i kwotę podatku VAT, jest właściwym rozwiązaniem. Potwierdził to Dyrektor KIS m.in. w interpretacji z 27 lipca 2023 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.324.2023.1.AMA.

W sytuacji, gdy błędna informacja w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących nie zostanie ujawniona w momencie sprzedaży, lecz po upływie pewnego czasu od sprzedaży, to nie można mówić o wystąpieniu oczywistej omyłki. Tym samym, po upływie jakiegoś czasu od momentu dokonania sprzedaży, nie można uznać, że doszło do oczywistej pomyłki, o której mowa w § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych. Obowiązujące przepisy prawa nie przewidują możliwości skorygowania błędnie zaewidencjonowanej sprzedaży i podatku należnego zaewidencjonowanego za pomocą kasy rejestrującej w sytuacji, gdy powstałe błędy nie są efektem oczywistej pomyłki, jednakże brak regulacji prawnych w tym zakresie nie może pozbawić podatnika możliwości dokonania korekty, jeżeli udowodni, że obrót z danej transakcji był inny niż kwota figurująca na paragonie, bądź też paragon nie odzwierciedla zaistniałego stanu faktycznego.

Ponieważ kasa rejestrująca nie pozwala na korektę danych zapisanych w pamięci fiskalnej (tj. po wydrukowaniu paragonu), to korekta błędnych zapisów powinna być dokonywana za pomocą innych urządzeń księgowych. W takim przypadku należy prowadzić tzw. ewidencję korekt, z której musi dokładnie wynikać kwota korekty sprzedaży i podatku należnego. Ewidencja taka nie ma określonego wzoru, ale wskazane jest, aby zawierała co najmniej dane niezbędne do ustalenia przyczyn zaistniałej korekty, a zapisy w niej widniejące pozwalały na określenie prawidłowej kwoty obrotu i podatku należnego.

Dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku, ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt pomyłki w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy