Kody QR funkcjonują w wielu instytucjach jako narzędzie do zczytywania danych na telefony komórkowe czy inne urządzenia elektroniczne. Zaczęły one również funkcjonować przy dokumentacji podatkowej, m.in. przy fakturach w KSeF czy wydawanych paragonach fiskalnych w wersji elektronicznej.

W przypadku e-paragonów kod QR jest linkiem, dzięki któremu klient może wejść na stronę internetową umożliwiającą pobranie e-paragonu na swoje urządzenie w postaci podpisanego dokumentu JSON (jest to dokładnie ten dokument, który utworzyła drukarka fiskalna firmy). Klient otrzymuje potwierdzenie sprzedaży wraz z kodem QR/linkiem, za pomocą którego zostaje przekierowany na stronę internetową, gdzie otrzymuje możliwość zapoznania się z paragonem oraz może pobrać oryginalny plik e-paragonu w formacie JSON (dane ustrukturyzowane według protokołu drukarki). Plik dostępny pod linkiem jest pobierany w dokładnie takiej formie, w jakiej generuje go drukarka fiskalna.

Udostępnienie pliku ze zbiorem ustrukturyzowanych i uporządkowanych danych z dokumentu fiskalnego, zapisanego na serwerze on-line (chmurze), który jest dostępny poprzez kod QR/link do wglądu, przy braku jakiejkolwiek możliwości ingerencji w integralność dokumentu, wypełnia przesłanki wystawienia i wydania paragonu fiskalnego w postaci elektronicznej. Stanowisko to potwierdza Dyrektor KiS w interpretacji z 24 czerwca 2025r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.450.2025.1.KP. Przedsiębiorcy mają więc zgodnie z §6 ust. 1 pkt 9 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, zapewnić nabywcy czytelny widok e-paragonu.

W przypadku KSeF każdy podmiot po zeskanowaniu QR kodu/kliknięciu w link, ma możliwość szybkiej i uproszczonej weryfikacji zgodności faktury z jej oryginalnymi danymi zawartymi w KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR/wprowadzeniu linku w przeglądarce następuje odczyt informacji zawartych w kodzie i wyświetlone zostają podstawowe dane identyfikujące tę fakturę wraz z informacją czy dokument znajduje się w KSeF. Oznaczenie e-faktury kodem weryfikującym powinno następować każdorazowo podczas wizualizowania jej w programach komercyjnych.

Kod QR pojawia się również na tzw. potwierdzeniu transakcji, który to dokument nie stanowi faktury. Potwierdzenie transakcji zawiera dwa kody QR/linki, z czego pierwszy zapewnia dostęp do faktury i weryfikację danych z faktury, a drugi pozwala na weryfikację tożsamości wystawcy faktury; nad pierwszym kodem QR zamieszcza się napis „sprawdź fakturę w KSeF”, a nad drugim kodem QR „zweryfikuj wystawcę faktury”. Zabezpiecza to nabywcę w sytuacjach, gdy wystawiona w trybie ONLINE lub OFFLINE faktura nie posiada jeszcze numeru KSeF. Dzięki umieszczeniu kodu QR nabywca może sprawdzić w przyszłości czy faktura jest już w KSeF.

Kody QR stają się też coraz bardziej popularne w korespondencji prowadzonej przez administrację podatkową. Przykładowo, Krajowa Administracja Skarbowa umieszcza kod QR na upomnieniach kierowanych do zobowiązanych, którzy nie uregulowali swoich zaległości. Trzeba jednak uważać z kodami QR, bo też podszywają się pod KAS oszuści i skanowanie podejrzanych kodów może prowadzić do kradzieży danych.