Kasy fiskalne online przy procesie przekształcenia działalności w spółkę z o.o. muszą być poddane czynnościom przy udziale serwisanta, tak aby móc nadal z nich korzystać. Kasy muszą być podłączone do Internetu, tak aby dane z kas były płynnie wysyłane do Centralnego Repozytorium Kas prowadzonego przez Ministerstwo Finansów.

Nowo powstała jednoosobowa spółka z ograniczoną odpowiedzialnością wstępuje w prawa jednoosobowej działalności gospodarczej i tym samym nie będzie odrębnym nowym podatnikiem, lecz kontynuatorem działalności gospodarczej. Oznacza to, że nowo powstała jednoosobowa spółka z o.o. jako sukcesor praw i obowiązków – na podstawie art. 551 § 5 i art. 584(1) KSH – przejmie obowiązek prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej. Dokonując sprzedaży na podstawie kas fiskalnych na potrzeby podatku VAT nie zmienia się sposób sprzedaży tylko forma podmiotu na zasadzie kontynuacji działalności.

Tym samym podatnik może w dalszym ciągu wykorzystywać posiadane kasy fiskalne po przekształceniu JDG w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością. Po uzyskaniu nowego NIP przekształconego podmiotu podatnik jest zobowiązany do dokonania przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzenie z tej czynności protokołu.

Zgodnie z § 3 ust. 1 rozporządzenia w sprawie kas, podatnik będzie mógł ewidencjonować sprzedaż za pomocą posiadanych kas (w przypadku urządzeń z elektronicznym zapisem kopii) po ich ponownej fiskalizacji, po wymianie pamięci fiskalnej. Stanowisko to potwierdza interpretacja Dyrektora KIS z 1 grudnia 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-3.4012.867.2025.1.PRM. Po uzyskaniu nowego NIP przekształconego podmiotu, podatnik jest zobowiązany do dokonania przy pomocy serwisanta kasy odczytu zawartości pamięci fiskalnej kasy poprzez wystawienie raportu fiskalnego rozliczeniowego i sporządzenie z tej czynności protokołu.

Spółka kapitałowa, która powstanie w wyniku przekształcenia działalności gospodarczej prowadzonej przez osobą fizyczną, nie będzie miała obowiązku zwrotu ulgi z tytułu zakupu kas rejestrujących nadal użytkowanych przez spółkę. Natomiast jeśli podatnik rozpoczął użytkowanie kas np. w 2025 r., a w roku bieżącym, tj. w 2026 r., planuje przekształcić działalność gospodarczą prowadzoną przez osobę fizyczną w spółkę kapitałową, i po przekształceniu spółce wystarczy jedna kasa rejestrująca, a druga zostanie zlikwidowana a druga kasa rejestrująca zostanie zlikwidowana, czyli nastąpi zaprzestanie jej użytkowania w okresie 3 lat, to stosownie od art. 111 ust. 6 ustawy VAT, nastąpi konieczność zwrotu ulgi z tytułu zakupu kasy rejestrującej.

W składanym do urzędu skarbowego pliku JPK spółka będzie oznaczać raport fiskalny symbolem RO oraz dodatkowo symbolem DI, jako dokument wyłączony z wysyłki do KSeF.