Przygotowania do wysyłki struktury JPK KR PD wymagają weryfikacji przez przedsiębiorstwa znaczników podatkowych, szczególnie dotyczących różnic trwałych przychodowych i kosztowych. Katalog kosztów niepodatkowych w ustawie o podatku dochodowym od osób prawnych jest dość rozległy i obejmuje m.in. wydatki inne niż wynagrodzenia na członków rad nadzorczych.

Wydatki związane z funkcjonowaniem rady nadzorczej w spółkach można podzielić na kilka kategorii:

• wynagrodzenie z tytułu pełnienia funkcji przez członka Rady Nadzorczej;
• koszty ogólne (nie osobiste, a związane z ogólnym funkcjonowaniem Rady);
• polisy na życie czy OC,
• koszty osobowe (uczestnictwo w szkoleniach, w imprezach integracyjnych, benefity, takie jak opieka medyczna, pakiety sportowe);
• koszty podróży (związane z dojazdem na posiedzenia Rady Nadzorczej);
• koszty biznesowe (np. usługi gastronomiczne, podróże w celach reprezentacyjnych).

Art. 16 ust. 1 pkt 38a ustawy o CIT wyraźnie wskazuje, że nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na rzecz osób wchodzących w skład rad nadzorczych, komisji rewizyjnych lub organów stanowiących osób prawnych, z wyjątkiem wynagrodzeń wypłacanych z tytułu pełnionych funkcji. Jednak poniesione wydatki związane z szeroko rozumianą organizacją posiedzeń Rady Nadzorczej (np. najem sali, materiały biurowe, tłumaczenia dokumentów i koszty wysyłki korespondencji czy usługi gastronomiczne) mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Stanowisko to potwierdza m.in. interpretacja Dyrektora KIS z 6 czerwca 2025 r., sygn. 0114-KDIP2-2.4010.199.2025.2.PK.

Nie będą natomiast kosztem uzyskania przychodów składki płacone z tytułu umów ubezpieczenia, w tym od odpowiedzialności cywilnej (polisa OC) dla członków rad nadzorczych. Podobnie, koszty związane z organizacją czasu wolnego (np. impreza integracyjna), a także koszty benefitów dla członków rad nadzorczych, nie spełniają podstawowej przesłanki wynikającej z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.

Wątpliwości mogą budzić koszty związane ze szkoleniami, w których uczestniczą członkowie RN. Wydatki związane z organizacją szkoleń poniesione na rzecz członków RN nie mogą zostać uznane za wydatki związane ogólnie z funkcjonowaniem rady nadzorczej. Wydatki te mają charakter wydatków typowo osobistych ponoszonych na rzecz członków rady nadzorczej i przyczyniają się do podnoszenia kwalifikacji, poszerzenia wiedzy, którą osoby te muszą posiadać, by pełnić powierzone funkcje, jak również zdobyta wiedza może być wykorzystana przez te osoby obecnie i w przyszłości nie tylko dla potrzeb zasiadania w radzie nadzorczej jednej, konkretnej spółki.

Zakres obowiązków i uprawnień RN regulowany jest nie przez Kodeks pracy, a przez Kodeks spółek handlowych oraz przez odrębne postanowienia ujęte w umowie lub statucie spółki. Dlatego też wydatki te należy również wyłączyć z kosztów podatkowych i oznaczyć konto NKUP symbolem PD_4 widoczne w JPK KR PD w zakładce ZOiS w kolumnie S_12_3.