Ustawa zmieniająca umożliwiła wystawianie faktur ustrukturyzowanych jako jednej z dopuszczalnych form dokumentowania transakcji obok faktur papierowych i obecnie występujących w obrocie gospodarczym faktur elektronicznych. Wprowadzone od 1 stycznia 2022 r. rozwiązanie, tj. wystawianie faktur ustrukturyzowanych w ramach KSeF, ma charakter fakultatywny. Planowane jest też wprowadzenie obligatoryjnego KSeF- Komisja Europejska wyraziła zgodę na wprowadzenie tego wymogu od 2024 roku. Za pomocą faktur ustrukturyzowanych dokumentowane mogą być przede wszystkim czynności dokonane od dnia 1 stycznia 2022 r. Ponadto – jak wynika z art. 6 ustawy nowelizującej, za pomocą faktur ustrukturyzowanych dokumentowane mogą być również czynności dokonane wcześniej, w stosunku do których termin wystawienia faktury upływa po dniu 1 stycznia 2022 r.

Przez fakturę ustrukturyzowaną rozumie się fakturę wystawioną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w tym systemie. Jak stanowi art. 106na ust. 1 ustawy: Fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur. Tak więc powyższy przepis jednoznacznie określa moment wystawienia faktury ustrukturyzowanej, którym jest dzień jej przesłania do KSeF. Oznacza to, że podatnik nie powinien brać pod uwagę dnia wystawienia faktury w jego wewnętrznym systemie magazynowym/fakturowania, jeśli stosuje platformę KSeF.

Ta sama zasada dotyczy faktur wystawianych w innych terminach niż zasady ogólne, a więc przy najmie, leasingu, usługach budowlanych, itp. Przykładowo obowiązek podatkowy z tytułu dostaw energii elektrycznej powstaje z chwilą wystawienia faktury, nie później jednak niż z chwilą upływu terminu płatności (art. 19a ust. 5 pkt 4 w zw. z art. 19a ust. 7 w zw. z art. 106i ust. 3 pkt 4 ustawy VAT). W konsekwencji, jeżeli faktura ustrukturyzowana jest przesyłana do Krajowego Systemu e-Faktur przed dniem upływu terminu płatności, obowiązek podatkowy z tytułu dostawy energii elektrycznej udokumentowanej fakturą ustrukturyzowaną powstaje w dniu przesłania tej faktury do Krajowego Systemu e-Faktur.

W momencie przesłania faktury do KSeF nadawany jest tej fakturze numer identyfikacji w KSeF, który będzie musiał być przechowywany przez podatnika. Będzie on pozwalał na powiązanie faktur przechowywanych w KSeF z ich odpowiednikami w systemach informatycznych podatnika. Będzie również konieczny przy wystawianiu faktur korygujących (na fakturze korygującej będzie musiał znaleźć się numer identyfikacyjny KSeF faktury pierwotnej). Krajowy System e-Faktur może być również wykorzystywany do przekazywania faktur ustrukturyzowanych odbiorcom. Wymaga jednak akceptacji odbiorcy (art. 106na ust. 2 ustawy VAT). Brak akceptacji odbiorcy nie wyłącza możliwości wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, jednak w takim przypadku podatnicy obowiązani są przekazywać faktury ustrukturyzowane odbiorcom w inny uzgodniony z nimi sposób.

dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy