W związku z rosnącym zapotrzebowaniem na nowy personel niektóre firmy stosują tzw. program rekomendacji pracowniczych. Idea programu polega na zidentyfikowaniu potencjalnych kandydatów do pracy wśród kontaktów własnych jej pracowników i współpracowników. Gratyfikacja pieniężna w ramach programu nie jest powiązana ze świadczeniem pracy lub usług na rzecz podmiotu, a osobą polecającą w ramach programu mogą być osoby współpracujące z firmą na jakiejkolwiek podstawie.

Za skuteczne polecenie w ramach programu osoba polecająca otrzymuje gratyfikację pieniężną w wysokości zwykle określonej w wewnętrznej procedurze. Gratyfikacja w ramach programu zwykle nie wynika z zawartych przez firmę umów o pracę ani umów cywilnoprawnych będących podstawą stałej współpracy. Poszukiwanie nowych pracowników lub współpracowników nie należy do obowiązków wykonywanych przez osoby polecające – w ramach stosunków prawnych łączących je z podmiotem realizowane są czynności o innym charakterze.

W związku z powyższym, zarówno dla pracowników podmiotu, jak i osób współpracujących z nim na innej podstawie (np. w ramach umowy zlecenia, kontraktu managerskiego lub umowy o współpracy w ramach prowadzonej działalności gospodarczej), przychód z tytułu świadczenia pieniężnego w ramach programu stanowi przychód z innych źródeł (art. 10 ust. 1 pkt 9 ustawy o PIT). Dyrektor KiS w piśmie z 11 marca 2025 r., sygn. 0115-KDIT1.4011.808.2024.4.MN potwierdził, że firma nie jest zobowiązana do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych z tytułu świadczeń pieniężnych wypłacanych w ramach programu rekomendacji pracowniczych na rzecz osób polecających. W odniesieniu do tych osób firma powinna sporządzić informację według ustalonego wzoru (na formularzu PIT-11) o wysokości przychodów i przesłać ją podatnikowi oraz właściwemu urzędowi skarbowemu.

Jedynie gdyby gratyfikacje były wypłacane na rzecz osób fizycznych prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą w zakresie usług rekrutacyjnych, stanowiłyby dla tych osób przychód ze źródła, o którym mowa w art. 10 ust. 1 pkt 3 ustawy o PIT, tj. z pozarolniczej działalności gospodarczej i podlegałyby samodzielnemu opodatkowaniu przez te osoby, według tych samych zasad jak dochód podatnika z prowadzonej przez niego działalności gospodarczej. Takie stanowisko Dyrektor KIS prezentował w wielu interpretacjach dotyczących tego zagadnienia, np. w piśmie z 17 lipca 2024 r. o sygn. 0115- KDIT1.4011.388.2023.3.JG.

Inaczej w ocenie organów podatkowych należy traktować tzw. dodatek rekrutacyjny( pismo z dnia 8 stycznia 2025 r. Dyrektora KiS, sygn. 0115-KDIT1.4011.731.2024.1.AS). Wypłacenie pracownikowi polecającemu dodatku rekrutacyjnego ma miejsce wyłącznie wtedy, gdy w momencie jego wypłaty pozostaje on w stosunku pracy z firmą. Zasady działania procedury dotyczące dodatku rekrutacyjnego określone powinny być w regulaminie pracodawcy ( np. regulaminie wynagrodzeń) i podane do wiadomości pracowników w sposób zwyczajowo przyjęty w firmie (nie muszą być one określone/ wskazane w umowie o pracę czy też w umowie cywilnoprawnej). Wówczas jednorazowa premia pieniężna nabyta z tytułu rekomendacji pracowniczej stanowi przychód pracownika, który jest oskładkowany i opodatkowany.