Krajowy System e-Faktur będzie stosowany przez aktywnych podatników VAT od II połowy 2024 roku, a więc szczególne znaczenie będzie miał dla faktur wystawianych w lipcu do sprzedaży zrealizowanej w czerwcu. Data wygenerowania faktury w wewnętrznym systemie podatnika nie będzie jednoznaczna z tym, że faktura została wystawiona w rozumieniu ustawowym. Faktura VAT, która po 30 czerwca 2024 roku nie zostanie wystawiona w KSeF, nie stanowi dokumentu księgowego.

Wystawianie faktur po wprowadzeniu KSeF

W wielu sytuacjach trzeba będzie przeanalizować jak wystawić fakturę w pierwszych dniach lipca. Przykładowo, do zaliczki wpłaconej w czerwcu, jeśli podatnik wystawi fakturę w pierwszych dniach lipca, to musi ją wczytać do KSeF. Data sprzedaży będzie wówczas czerwcowa (zgodnie z datą wpływu zaliczki) a data wystawienia faktury lipcowa (z wczytaniem do KSeF maksymalnie do 15 dnia miesiąca). Wysłanie faktury do KSeF nie zawsze jest jednoznaczne z tym, że faktura została wystawiona. Aby dokument mógł być nazywany fakturą ustrukturyzowaną, musi posiadać specjalny numer identyfikujący tę fakturę w systemie KSeF. Numer ten nadawany jest przez KSeF w momencie przetworzenia dokumentu, co potwierdzane jest w formie dokumentu UPO, czyli urzędowego poświadczenia odbioru faktury. Jeżeli faktura zostanie odrzucona przez KSeF, to nie jest uznawana za wystawioną. W takim przypadku należy poprawić dane na fakturze i zlecić jej wysyłkę ponownie. Po otrzymaniu UPO z KSeF data wystawienia faktury traktowana jest jako data ponownego zlecenia wysyłki już prawidłowej faktury.

Wystawienie faktury za usługę świadczoną w dłuższym okresie rozliczeniowym

Podobnie będzie przy wystawieniu faktury za usługę świadczoną w dłuższym niż miesiąc okresie rozliczeniowym, np. usługa doradcza rozliczana kwartalnie. Data sprzedaży będzie wpisana jako ostatni dzień czerwca, ale jeśli podatnik wystawi fakturę fizycznie już 1 czy 2 lipca musi ją wczytać do KSeF. Nabywca, który jest podatnikiem VAT nie otrzyma jej już w dotychczasowej wersji, tylko będzie ją widział na swojej platformie w KSeF.

Nie można pominąć transakcji zagranicznych i ich rozliczenia na przełomie dwóch półroczy 2024 roku. Jeśli polski podatnik, zarejestrowany do VAT UE wyda towar w czerwcu, ale fakturę wystawi zgodnie z terminem powstania obowiązku podatkowego w WDT, czyli 15 lipca, to również będzie musiał ją wczytać do KSeF i stamtąd pobrać do wysyłki kontrahentowi unijnemu. Jedynie przy wpłaconej zaliczce na poczet WDT polski sprzedawca nie będzie miał nadal obowiązku wystawienia faktury, również w KSeF.

Eksport towarów

Przy eksporcie towarów zaliczka wpłacona wcześniej musi być zafakturowana, więc będzie istotna jej data wpłaty, jeśli będzie to data czerwcowa i polski podatnik wystawi fakturę w czerwcu do niej, będzie mógł jeszcze zastosować stare zasady fakturowania, ale jeśli już faktura zaliczkowa do wpłaty z czerwca będzie wystawiona w lipcu, to musi trafić do KSeF. Podobnie będzie ze sprzedażą usług do kontrahentów zagranicznych z zastosowaniem mechanizmu „reverse charge”.

Może mieć miejsce również odwrotna sytuacja- podatnik wystawi fakturę w czerwcu do sprzedaży lipcowej. Będzie to zgodne z przepisami ustawy VAT, gdyż istnieje możliwość wystawienia faktury do 60 dni przed dostawą (art. 106i ust.7 ustawy VAT). Oznacza to, że takiej faktury nie będzie musiał wczytywać do KSeF.