Zbliżający się termin wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur wymaga zastanowienia nad wpływem daty wczytywania faktury do systemu nie tylko pod kątem rozpoznania obowiązku w podatku VAT, ale również w podatku dochodowym. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych nie wskazują co należy rozumieć przez wystawienie faktury. Moment wystawienia faktury ustalać należy zgodnie z przepisami VAT regulującymi wystawianie faktur, a więc z uwzględnieniem art. 106na ust. 1 ustawy VAT, który stanowi, że fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dotyczy to w szczególności stosowania przepisów art. 14 ust. 1c oraz art. 22 ust. 6b ustawy PIT. Jeżeli więc, podatnik otrzyma fakturę ustrukturyzowaną wygenerowaną w dniu 31 lipca 2024 r., lecz przesłaną do KSeF w dniu 1 sierpnia 2024 r., koszt wynikający z tej faktury uznać trzeba będzie zgodnie z brzmieniem art. 22 ust. 4 w zw. z art. 22 ust. 6b ustawy PIT za koszt poniesiony 1 sierpnia 2024 r.

Regulacje ustawy o podatku od towarów i usług wskazują, iż fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Data ta będzie wskazana w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO) i zawarta zostanie w numerze identyfikującym tę fakturę przydzielonym w KSeF. Co do zasady data wystawienia jest tożsama z datą otrzymania faktury ustrukturyzowanej. Przy braku odmiennych (szczegółowych) regulacji w zakresie daty wystawienia faktury ustrukturyzowanej, przywołany wyżej zapis ustawy wywiera również skutek na inne ustawy podatkowe, w tym ustawę o podatku dochodowym od osób fizycznych. A więc dzień przesłania faktury ustrukturyzowanej do KSeF wskazuje prawnie skuteczną datę wystawienia tego dokumentu, który na gruncie innych ustaw ma również takie znaczenie.

Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług KSeF służy do oznaczania faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w tym systemie. Każda faktura ustrukturyzowana przyjęta przez KSeF oznaczona zostaje unikalnym, niepowtarzalnym numerem pozwalającym na jej identyfikację w tym systemie. Numer ten jest generowany i przydzielany automatycznie przez KSeF, a następnie zwracany w Urzędowym Poświadczeniu Odbioru (UPO).

Numer przydzielony przez KSeF nie zastępuje numeru faktury nadawanego przez podatnika samodzielnie. Elementem niezbędnym na fakturze jest jej numer, który występuje jako kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę. Oznacza to, iż faktury powinny być tak numerowane, aby zapewnić ciągłość ich ewidencjonowania poprzez ich kolejne numerowanie, jak również umożliwić identyfikację danej faktury. Numeracja KSeF identyfikuje fakturę ustrukturyzowaną w tym systemie, a nie w dokumentacji księgowej i w PKPiR. Numerem obligatoryjnym faktury pozostaje nadal numer nadawany na fakturze przez podatnika, numer KSeF jest tylko numerem identyfikującym ten dokument w KSeF.

Docelowo, po wejściu również mikroprzedsiębiorców nievatowców od stycznia 2025 roku do KSeF, organy KAS otrzymają dostęp do wszystkich faktur w czasie rzeczywistym. Uproszczony zostanie system czynności sprawdzających i kontrolnych, co zwiększy skuteczność realizowanych kontroli zarówno w podatku VAT jak i w podatku dochodowym.