Skopiuj link
Z pytaniem do organu podatkowego zwróciła się Spółka, która ustaliła z dostawcami, że wyrazi w wymaganej przez przepisy formie akceptację na to, aby faktury wystawiane przez kontrahentów były przesyłane w formie elektronicznej w formacie PDF, w formie skanu dokumentu, bądź faksem na wskazany przez Spółkę adres poczty elektronicznej i odpowiednio numer faksu. Faktury kontrahenta otrzymane pocztą elektroniczną podatnik będzie drukować i przechowywać w formacie papierowym. Tożsamość kontrahenta będzie każdorazowo weryfikowana poprzez identyfikację adresu spod którego został wysłany e-mail z fakturą (numeru faksu w przypadku faktur wysyłanych faksem), adres (numer) ten jest bowiem przypisany do kontrahenta. Ponadto w celu dodatkowej weryfikacji tożsamości kontrahenta Spółka będzie poddawać otrzymaną fakturę szczegółowej analizie, dane z faktury będą porównywane z treścią umowy zawartej z kontrahentem.
Ponadto, Spółka zaznacza, iż nie będzie możliwości ingerencji w treść faktury i w żadnych okolicznościach tego nie uczyni, tj. nie dokona w otrzymanych fakturach żadnych zmian ani poprawek zarówno w formacie elektronicznym, jak również później na wydrukowanym egzemplarzu tej faktury.
Spółka zadała pytanie, czy faktura VAT przesłana Spółce przez Kontrahenta w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, a następnie wydrukowana i przechowywana w formie papierowej uprawnia ją do dokonania odliczenia podatku VAT naliczonego wykazanego na tej fakturze.
Zdaniem Spółki otrzymywane w sposób opisany w stanie faktycznym faktury czynią zadość wymogom prawa podatkowego i dają prawo do odliczenia wykazanego na nich podatku VAT.
Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi uznał stanowisko Spółki za prawidłowe. Wskazał, że w myśl art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy, kwotę podatku naliczonego stanowi suma kwot podatku określonych w fakturach otrzymanych przez podatnika z tytułu nabycia towarów i usług. Stosownie do art. 86 ust. 10 pkt 1 ustawy, prawo do obniżenia kwoty podatku należnego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę albo dokument celny, z zastrzeżeniem pkt 2-5 oraz ust. 11, 12, 16 i 18. Jeżeli podatnik nie dokona obniżenia kwoty podatku należnego w terminach określonych w ust. 10, może obniżyć kwotę podatku należnego w deklaracji podatkowej za jeden z dwóch następnych okresów rozliczeniowych – art. 86 ust. 11 ustawy.
Z ww. przepisów wynika, iż podstawą do odliczenia podatku naliczonego są otrzymane przez podatnika faktury VAT dokumentujące nabycie towarów i usług wykorzystywanych do wykonywania czynności opodatkowanych.
Kwestię wystawiania i przechowywania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 28 marca 2011 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. Nr 68, poz. 360, z późn. zm.).
Stosownie do § 19 ust. 3 ww. rozporządzenia, w przypadku faktur przesyłanych w formie elektronicznej:
1.podatnik dokonujący sprzedaży lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy,
2.nabywca, o którym mowa w § 6 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, podatnikowi, który upoważnił go do wystawiania faktur, z uwzględnieniem zasad wynikających z procedury zatwierdzania faktur przez podatnika dokonującego sprzedaży,
3.nabywca, o którym mowa w § 15 ust. 1, przesyła je, w tym udostępnia, wystawcy faktury,
4.podmiot, o którym mowa w § 23, przesyła je, w tym udostępnia, nabywcy i dłużnikowi
– zachowując je jednocześnie w swojej dokumentacji.
Sposób i warunki przesyłania oraz przechowywania faktur w formie elektronicznej reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. z 2012 r. poz. 1528).
Przepis § 2 ww. rozporządzenia stanowi, iż ilekroć w rozporządzeniu jest mowa o:
1.autentyczności pochodzenia faktury – rozumie się przez to pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
2.integralności treści faktury – rozumie się przez to, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna zawierać faktura.
W myśl § 4 ust. 1 ww. rozporządzenia, faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej, w dowolnym formacie elektronicznym, pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury. Przesyłanie, w tym udostępnianie, faktur w formie elektronicznej podlega akceptacji ich odbiorcy (§ 3 ww. rozporządzenia).
Przy czym od 1 stycznia 2013 r. nie ma obowiązku wyrażania formalnej zgody na przesyłanie faktur w formie elektronicznej, pozostawiając te kwestie całkowicie w gestii umownej stron. W każdym przypadku decyzja o stosowaniu faktur elektronicznych pozostaje ostatecznie kwestią porozumienia między stronami transakcji. Zatem szczegółowe kwestie w zakresie sposobu wyrażania lub cofnięcia zgody przez odbiorcę na przesyłanie faktury w formie elektronicznej pozostają w gestii stron i stanowią element umowy przez nie zawartej.
Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, sposób zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści i czytelności faktury określa podatnik.
Autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług (§ 4 ust. 3 ww. rozporządzenia).
Odnosząc się do pojęcia kontrola biznesowa, o którym mowa w § 4 ust. 3 ww. rozporządzenia należy wyjaśnić, iż jest to pojęcie szerokie. Jest to proces tworzony, wdrażany i aktualizowany przez osoby odpowiedzialne (zarząd, pracowników i właścicieli) za uzyskanie dostatecznej pewności w zakresie sprawozdawczości finansowej, rachunkowej i nadzorczej oraz w zakresie ich zgodności z wymogami prawnymi.
Dla potrzeb przepisów o podatku od towarów i usług dotyczących fakturowania kontrole biznesowe należy rozumieć jako proces, za pośrednictwem którego podatnik tworzy, wdraża oraz aktualizuje dostateczny poziom pewności w zakresie tożsamości dostawcy lub usługodawcy albo wystawcy faktury (autentyczność pochodzenia), w zakresie tego, iż nie zmieniono danych dotyczących podatku VAT (integralność treści) oraz w zakresie czytelności faktury od momentu wystawienia faktury aż do końca okresu przechowywania.
Kontrole biznesowe powinny być odpowiednie do wielkości, działalności i rodzaju podatnika oraz powinny uwzględniać ilość i wartość transakcji, jak również ilość i rodzaj dostawców lub usługodawców oraz nabywców lub usługobiorców. W stosownych przypadkach uwzględnione powinny być także inne czynniki. Przykładem kontroli biznesowej jest posiadanie dokumentów uzupełniających, takich jak zamówienie, umowa, dokument transportowy czy wezwanie do zapłaty, które będą towarzyszyły zaistniałym transakcjom handlowym.
Organ podatkowy stwierdził, że obecnie obowiązujące regulacje prawne dopuszczają możliwość otrzymywania faktur w formacie PDF, bez opatrywania ich bezpiecznym podpisem elektronicznym, w formie skanu lub faksem, a następnie drukowanie otrzymanych drogą elektroniczną faktur i przechowywanie w formie papierowej. Zatem otrzymywanie faktur w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, jest równoważne w skutkach podatkowych z otrzymaniem faktury w formie papierowej, o ile zostanie zapewniona autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność przedmiotowych faktur, o których mowa w cytowanym rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r.
Tym samym Spółce będzie przysługiwać prawo do odliczenia podatku VAT wykazanego w tych fakturach przesłanych w formacie PDF, w formie skanu lub faksem, w zakresie, w jakim towary i usługi udokumentowane tymi fakturami będą wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, pod warunkiem, że nie wystąpią przesłanki negatywne wymienione w art. 88 ustawy.
Oprac.: Wojciech Zajączkowski
Zobacz szkolenia: