Co do zasady, narzędzia i materiały potrzebne do wykonywania pracy zdalnej oraz obsługę logistyczną pracy zdalnej zapewnia pracodawca. Jednakże przy wykonywaniu pracy zdalnej pracownik może używać narzędzi lub materiałów niezapewnionych przez pracodawcę pod warunkiem, że umożliwia to poszanowanie i ochronę informacji poufnych i innych tajemnic prawnie chronionych, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa lub danych osobowych, a także informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wolne od podatku dochodowego są ekwiwalenty pieniężne za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące ich własność. Z powyższego przepisu wynika, że kwota wypłaconego pracownikowi ekwiwalentu korzysta ze zwolnienia od podatku po spełnieniu łącznie następujących warunków:

• ekwiwalent musi być wypłacony w pieniądzu,
• kwota ekwiwalentu powinna odpowiadać poniesionym przez pracownika wydatkom, to znaczy musi zachodzić racjonalny związek pomiędzy kwotą wypłaconą pracownikowi a wartością używanych dla celów pracodawcy narzędzi, materiałów lub sprzętu należących do pracownika oraz stopniem zużycia rzeczy dokonanego w trakcie tego używania,
• narzędzia, materiały lub sprzęt muszą stanowić własność pracownika,
• narzędzia, materiały lub sprzęt należące do pracownika muszą być wykorzystywane przy wykonywaniu pracy na rzecz pracodawcy.

Wypłata ekwiwalentu pieniężnego w związku z zakupem elementów umeblowania domowego biura, np. fotela obrotowego i biurka stanowi dla pracownika przychód ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Przychód ten korzysta ze zwolnienia na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 13 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych przy spełnieniu ww. warunków, a w konsekwencji od ekwiwalentu nie powinny być potrącane zaliczki na podatek dochodowy. Stanowisko to potwierdzają organy podatkowe, m.in. Dyrektor KIS z dnia 21 grudnia 2022 roku, sygn. 0115-KDIT2.4011.583.2022.2.MM. Bez znaczenia pozostaje sposób zapewnienia narzędzi i materiałów, tj. czy nastąpi w formie rzeczowej czy też poprzez wypłatę świadczenia za używanie własnych materiałów i narzędzi pracownika. Na pracodawcy jako płatniku nie ciążą z tego tytułu żadne obowiązki związane z podatkiem (interpretacja Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 14.7.2021 r. 0113-KDIPT2-3.4011.421.2021.1.MS).

Podobnie Dyrektor KIS w interpretacji z 5 marca 2021 r., sygn.0114-KDIP3-2.4011.817.2020.2.AK uznał, że świadczenia pieniężne przyznane przez pracodawcę w formie ryczałtu za zwiększone koszty prądu i wody oraz koszty dostępu do Internetu, zakupu sprzętu elektronicznego (monitora), zakupu biurka i fotela pracownikom świadczącym pracę zdalną, nie stanowią przychodu ze stosunku pracy, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy o PIT. Oznacza to, że pracownicy otrzymujący tego typu ekwiwalenty nie będą mieli obowiązku wykazywania ich w swoich PIT rocznych, ze względu na zastosowanie zwolnienia podatkowego.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy