W Dzienniku Ustaw ukazało się rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z 6 września 2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. poz. 1299), które wchodzi w życie 1 stycznia 2026 roku. Określa ono szczegółowe warunki, jakie musi spełniać dokument, aby mógł stanowić podstawę wpisu w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Dokumentem będącym podstawą do ujęcia od 1 stycznia 2026 r. operacji gospodarczych w podatkowej księdze przychodów i rozchodów powinna być faktura bądź rachunek, o których mowa w § 6 ust. 3 pkt 1 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.

Jeżeli jednak osoba fizyczna prowadząca działalność gospodarczą dokonuje zakupów na potrzeby działalności gospodarczej od osób fizycznych, które działalności gospodarczej nie prowadzą, to dokumentami stanowiącymi podstawę wpisu do podatkowej księgi przychodów i rozchodów mogą być dokumenty, o których mowa w §7, zawierające dane wymienione w §6 ust. 3 pkt 3 tego rozporządzenia. Stanowisko to potwierdza interpretacja Dyrektora KiS z 1 grudnia 2025 r., sygn. 0115-KDIT3.4011.781.2025.3.PS.

Dokumenty te mogą być podstawą wpisu do KPiR pod warunkiem, że zawierają:

• nazwę sprzedającego, nazwę i adres kupującego;
• datę zakupu odpowiadającą dacie wystawienia potwierdzenia zamówienia;
• numer zamówienia, nazwę i rodzaj towaru (niekiedy mogą nie zawierać ilościowego określenia zakupionych towarów ze względu na fakt, że podczas kupowania od osób prywatnych przedsiębiorca może kupować towar pokazany w aukcji) oraz kwotę.

Dla celów dowodowych przedsiębiorca powinien posiadać również wydruki ww. potwierdzeń zamówień opatrzone podpisem przedsiębiorcy, a więc podpisem osoby uprawnionej do prawidłowego udokumentowania zdarzenia gospodarczego dla spełnienia warunku wskazanego w § 6 ust. 3 pkt 3 lit. d) ww. rozporządzenia.

Od 2026 roku Rozporządzenie wyłącza z katalogu dowodów księgowych dzienne zestawienia dowodów. Ujmowane będą pojedyncze faktury, bez dokonywania zapisów zbiorczych. Nie będzie również możliwości dokumentowania w podatkowej księdze przychodów i rozchodów zakupów dokonywanych w jednostkach handlu detalicznego za pomocą paragonów bez NIP dotyczących np. zakupu środków czystości lub materiałów biurowych.

Organom podatkowym łatwiej będzie weryfikować zapisy, gdyż podatnicy będą zobligowani wysyłać do urzędu skarbowego elektroniczny JPK-PKPiR. Wskazuje na to Rozporządzenie w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. poz. 1311). W pierwszej kolejności obowiązek będzie dotyczył podatników PIT, którzy są zobowiązani do składania JPK VAT za okresy miesięczne (tj. JPK_V7M). Ta grupa, począwszy od 2026 r., będzie obowiązana prowadzić księgi podatkowe w postaci elektronicznej i w 2027 r. przesłać te księgi naczelnikowi urzędu skarbowego.