Przedsiębiorcy, którzy wysyłają pracowników w podróże służbowe, już od kwietnia widzą w KSeF większość faktur dotyczących usług hotelowych czy gastronomicznych dotyczących delegacji. Dla ułatwienia rozliczenia czasowego pobytu pracownika w innym mieście i diet zauważalne jest stosowanie na fakturze, oprócz danych nabywcy (dane firmy z jej NIP-em), danych podmiotu trzeciego – danych pracownika, np. imienia i nazwiska, adresu e-mail czy numeru telefonu. Dane te powinien podać kontrahentowi wystawiającemu fakturę ustrukturyzowaną pracownik przebywający w delegacji. W przypadku delegacji zagranicznych nie ma to znaczenia, gdyż te faktury nie trafiają do KSeF.

W celu rozliczenia delegacji pracownik zobowiązany jest załączyć dokumentację w formie papierowej lub elektronicznej potwierdzającą poniesienie wydatków, która jest podstawą do rozliczenia delegacji. Co do zasady wymagane jest, aby wydatki sfinansowane przez pracownika z własnych środków lub kartą służbową były udokumentowane:

1 fakturą/rachunkiem z pełnymi danymi firmy-pracodawcy, w tym nr VAT/UE (np. faktura za hotel/usługi gastronomiczne),

2.biletami: kolejowymi, lotniczymi, na statek/prom,

3.fakturą paragonem za parking, opłaty autostradowe.

Dopuszczalne jest również udokumentowanie wydatków paragonem fiskalnym z wydrukowanym NIP-em firmy pracodawcy. W sytuacjach, w których pracownik nie posiada dokumentów zawierających danych swojego pracodawcy (np. paragon fiskalny, faktura wystawiona imiennie na pracownika), podstawą do rozliczenia wydatków może być załączony zastępczy dowód księgowy sporządzony przez pracownika, zgodnie z polityką rachunkowości, na którym pracownik wskazuje informacje o poniesionym wydatku wraz z uzasadnieniem jego poniesienia.

Do zastępczego dowodu księgowego pracownik powinien dołączyć skan/zdjęcie posiadanych dokumentów potwierdzających ich poniesienie. W praktyce mogą zdarzyć się również sytuacje, w których pracownik nie będzie dysponował dokumentami potwierdzającymi poniesienie wydatku (np. z powodu ich zgubienia). Ujęty w księgach rachunkowych dowód zastępczy będzie widoczny w zakładce Dziennik w pliku JPK KR PD, najlepiej opisać go np. jako rozliczenie delegacji pracownika za miesiąc (wpisać nazwę miesiąca).

Faktury należy ewidencjonować w księgach rachunkowych ze wskazaniem zobowiązania wobec kontrahenta, którego ta faktura dotyczy, a później dokumentem PK przeksięgowywać wartość brutto z kontrahenta na danego pracownika, który płacił za tą fakturę. W przypadku płatności kartą firmową można w tym samym dekrecie, w którym jest ujęta faktura, przeksięgować z konta Rozrachunki z dostawcami strona Wn na konto Pozostałe rozrachunki z pracownikami Strona Ma. W przypadku księgowania faktur czy innych dokumentów z podróży zagranicznej należy je przeliczyć po właściwym kursie, najczęściej średnim NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień wystawienia faktury.