Prawidłowa identyfikacja momentu dopuszczenia pojazdu do użytku ma kluczowe znaczenie – nie tylko dla jego klasyfikacji jako nowego środka transportu, ale również z perspektywy prawidłowości dokumentowania czynności opodatkowanych. Po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, w praktyce nie będzie możliwe wystawienie prawidłowej faktury ustrukturyzowanej dokumentującej wewnątrzwspólnotową dostawę nowego środka transportu bez podania daty dopuszczenia tego środka transportu do użytku. Faktura niezawierająca danych w polu obowiązkowym (podanych w prawidłowym formacie) nie przejdzie walidacji w Krajowym Systemie e-Faktur. Natomiast, jeśli będzie wystawiana przez program do fakturowania spoza KSeF i wczytywana następnie do KSeF będzie wymagała późniejszej faktury korygującej.

Artykuł 106e ust. 1 ustawy o VAT zawiera katalog elementów obowiązkowych, które powinna zawierać faktura. I tak zgodnie z pkt 22 ww. przepisu, w przypadku, gdy przedmiotem wewnątrzwspólnotowej dostawy są nowe środki transportu, faktura powinna zawierać datę dopuszczenia nowego środka transportu do użytku oraz:

a) przebieg pojazdu – w przypadku pojazdów lądowych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. a ustawy o VAT,
b) liczbę godzin roboczych używania nowego środka transportu – w przypadku jednostek pływających, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. b ustawy o VAT, oraz statków powietrznych, o których mowa w art. 2 pkt 10 lit. c ustawy o VAT.
Można również podać markę i numer rejestracyjny nowego środka transportu, ale jest to już fakultatywny element faktury.

Jeżeli nie można ustalić dnia pierwszej rejestracji pojazdu lądowego, wówczas za moment dopuszczenia do użytku tego pojazdu uznaje się dzień, w którym został on wydany przez producenta pierwszemu nabywcy lub dzień, w którym został po raz pierwszy użyty dla celów demonstracyjnych przez producenta. W świetle obowiązku wynikającego z art. 106e ust. 1 pkt 22 ustawy o VAT, w przypadku dokonywania wewnątrzwspólnotowej dostawy pojazdów podatnik powinien jako datę dopuszczenia pojazdu do użytku na fakturach sprzedaży wystawianych obecnie w formie elektronicznej i na fakturach ustrukturyzowanych wystawianych w przyszłości przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur, wskazywać datę wydania danego pojazdu przez producenta. Stanowisko to wskazuje Dyrektor KiS w interpretacji z 17 marca 2025 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.32.2025.1.RM.

Natomiast, za moment dopuszczenia do użytku jednostki pływającej uznaje się dzień, w którym została ona wydana przez producenta pierwszemu nabywcy lub dzień, w którym została po raz pierwszy użyta dla celów demonstracyjnych przez producenta. Za moment dopuszczenia do użytku statku powietrznego uznaje się dzień, w którym został on wydany przez producenta pierwszemu nabywcy lub dzień, w którym został po raz pierwszy użyty dla celów demonstracyjnych przez producenta.

Dodatkowo, trzeba pamiętać o złożeniu formularza VAT-23 przez nabywcę. Z interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 29 stycznia 2021 r. (sygn. 0112-KDIL1-3.4012.1.2021.1.MR) wynika, że żaden przepis ustawy ani przepisy wykonawcze nie określają terminu złożenia informacji VAT-23. Ustawa o podatku od towarów i usług nakłada jednak na podatnika obowiązek obliczenia i wpłaty podatku w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego. Może to nastąpić po ustaleniu faktycznego wykorzystania danego pojazdu i podjęciu decyzji o jego rejestracji oraz zgromadzeniu wszelkiej niezbędnej dokumentacji koniecznej do prawidłowego wypełnienia i złożenia informacji VAT-23.