Dane na fakturach po centralizacji rozliczeń w samorządach

Z pytaniem do organu podatkowego zwróciła się Gmina, która od 1 stycznia 2017 r. rozpocznie rozliczać podatek od towarów i usług wraz ze swymi jednostkami budżetowymi i zakładem budżetowym. W związku z powyższym od 1 stycznia 2017r. sprzedawcą i nabywcą dla gminnych jednostek budżetowych i zakładu budżetowego będzie Gmina. Faktury wystawione przez jednostki budżetowe i zakład budżetowy będą zawierały następujące dane płatnika:

• Gmina …,
• nazwa jednostki np. (Szkoła Podstawowa, MOPS itd.),
• adres jednostki,
• NIP Gminy.

Gmina zadała pytanie, czy prawidłowo będzie definiowała sprzedawcę i nabywcę dla jednostek budżetowych i zakładu budżetowego Gminy i czy prawidłowo będzie, by faktury wystawione i otrzymywane na rzecz tych jednostek i zakładu budżetowego zawierały ww. dane.

Zdaniem Gminy chociaż faktury, w których jako nabywca figuruje nazwa jednostki macierzystej, jednakże z adresem oddziału, a nie jednostka macierzysta wraz ze swoim adresem, nie spełniają wymogów określonych przepisami prawa to nie można uznać, że faktury te zawierają błędy, które nie pozwalają na rzeczywiste odzwierciedlenie przebiegu zdarzeń gospodarczych.

Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach uznał stanowisko Gminy za prawidłowe. Organ wskazał, że zasady wystawiania faktur regulują przepisy art. 106a – 106q ustawy. Jak stanowi art. 106e ust. 1 pkt 1-15 ustawy, faktura powinna zawierać:

1. datę wystawienia;
2. kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;
3. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;
4. numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. a;
5. numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b;
6. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;
7. nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;
8. miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;
9. cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
10. kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;
11. wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
12. stawkę podatku;
13. sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;
14. kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
15. kwotę należności ogółem.

Zgodnie z przepisem art. 2 ust. 1 ustawy z dnia 13 października 1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (t.j. Dz.U. z 2016 r., poz. 476 ze zm.), osoby fizyczne, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej, które na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu.

Stosownie do ust. 2 ww. przepisu, obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają również inne podmioty niż wymienione w ust. 1, jeżeli na podstawie odrębnych ustaw są podatnikami, oraz płatnicy podatków. W myśl ust. 3 art. 2 ustawy, obowiązkowi ewidencyjnemu podlegają także podmioty będące, na podstawie odrębnych ustaw, płatnikami składek ubezpieczeniowych.

Na mocy art. 3 ust. 1 cyt. ustawy, identyfikatorem podatkowym jest:

1. numer PESEL – w przypadku podmiotów będących osobami fizycznymi objętymi rejestrami PESEL, nieprowadzących działalności gospodarczej lub niebędących zarejestrowanymi podatnikami podatku od towarów i usług;
2. NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu, o którym mowa w art. 2.

Zgodnie z art. 5 ust. 3 ustawy, zgłoszenie identyfikacyjne podatników niebędących osobami fizycznymi zawiera: pełną i skróconą nazwę (firmę), formę organizacyjno-prawną, adres siedziby, numer identyfikacyjny REGON, organ rejestrowy lub ewidencyjny i numer nadany przez ten organ, wykaz rachunków bankowych, adresy miejsc prowadzenia działalności, adres miejsca przechowywania dokumentacji rachunkowej oraz przedmiot wykonywanej działalności określony według obowiązujących standardów klasyfikacyjnych (…).

Biorąc pod uwagę powołane powyżej przepisy, należy wskazać że na fakturach VAT dokumentujących sprzedaż oraz nabycie towarów i usług powinny być wskazane m.in. imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy i nabywcy towarów lub usług i ich adresy oraz identyfikatory podatkowe.

Należy wskazać, że nie ma przeszkód, aby na fakturach wystawianych i otrzymywanych przez Gminę umieszczane były dodatkowo dane jednostki budżetowej. Należy jednak pamiętać, że dane jednostki nie mogą być wskazywane zamiast danych Gminy.

Faktura VAT jest dokumentem odzwierciedlającym prawidłowy przebieg zdarzenia gospodarczego zarówno pod względem przedmiotu transakcji, jak i podmiotów biorących w niej udział. Faktura VAT potwierdza zaistniałe zdarzenie gospodarcze. Powyższe prowadzi do wniosku, że nie wszystkie braki faktur wykluczają możliwość zweryfikowania, prawidłowości ustalenia podatku.

Faktury dotyczące dostaw towarów/usług na rzecz Gminy winny zostać wystawiane tylko na nią jako jednostkę samorządu terytorialnego z uwidocznionym (jej) numerem NIP i (jej) nazwą. Przy czym, na fakturze będą mogły być zamieszczane dodatkowe informacje w postaci nazwy konkretnej jednostki organizacyjnej (np. szkoły), której będą dotyczyły rozliczenia, tak aby jednoznacznie można było dokonać jej przyporządkowania księgowego. Analogiczna sytuacja będzie miała miejsce w odniesieniu do faktur wystawianych przez Gminę z tytułu świadczonych przez nią usług lub dostarczanych przez nią towarów.

Zatem stanowisko, w myśl którego Gmina dopuszcza możliwość wystawiania faktur VAT oraz otrzymywania faktur VAT dokumentujących zakupy (będące podstawą sporządzenia deklaracji) w formacie: nazwa gminy, NIP gminy, nazwa jednostki i adres jednostki, z pominięciem adresu Gminy, należało uznać za prawidłowe.