Faktury zbiorcze mogą stanowić w KSeF dla podatników większe wyzwanie niż zwykłe faktury sprzedaży. Problemy mogą pojawić się z wpisaniem daty sprzedaży na fakturze zbiorczej, kursu przeliczeniowego, gdy jest wystawiona w walucie obcej czy wystawieniem do niej faktury korygującej.

W JAKI SPOSÓB WYSTAWIĆ FAKTURĘ ZBIORCZĄ?

Faktura zbiorcza powinna być wystawiona w KSeF zgodnie z wymogami określonymi w art. 106e ust. 1 ustawy VAT, tj. powinna zawierać elementy wymienione w tym przepisie – w tym m.in. datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury (art. 106e ust. 1 pkt 6 ). Takie faktury można również wystawiać, jeśli usługi są rozliczane w okresach rozliczeniowych – wówczas obowiązek podatkowy powstaje z ostatnim dniem okresu rozliczeniowego i obejmuje wszystkie usługi z tego okresu (art. 19a ust. 3 ustawy VAT).

Podatnik, który wystawiać będzie zbiorczą fakturę korygującą poprzez KSeF zobligowany będzie, tak jak przy innej fakturze korygujące wskazać w szczególności numer KSeF faktur korygowanych. Należy również wykazać daty wystawienia, numery faktur z programu podatnika i numery KSeF wszystkich korygowanych faktur. Dodatkowo w takiej fakturze korygującej wskazywany jest okres, którego dotyczy korekta. 

FAKTURA ZBIORCZA W WALUCIE OBCEJ.

Trudność w KSeF może wzbudzić wystawienie faktury zbiorczej w walucie obcej. Z przepisów art. 31a ustawy VAT (ani z żadnych innych przepisów) nie wynika szczególny sposób przeliczania kwot wskazanych na fakturach zbiorczych. Kwoty wykazywane na takich fakturach powinny być w związku z tym przeliczane według kursów przeliczeniowych właściwych dla poszczególnych czynności dokumentowanych takimi fakturami zbiorczymi. Do dostaw wynikających z faktury zbiorczej, cechujących się różnymi datami sprzedaży, podatnik powinien w takim przypadku zastosować właściwy dla każdej z dostaw udokumentowanych fakturą średni kurs waluty obcej ogłoszony przez NBP na ostatni dzień roboczy poprzedzający dzień powstania obowiązku podatkowego. Do przedmiotowych celów każdą dostawę należy traktować odrębnie. Fakt, że zostały one udokumentowane jedną (zbiorczą fakturą), nie ma w tym przypadku znaczenia. Stosowanie jednego (wspólnego) kursu przeliczeniowego dopuszczalne jest w przypadku takich faktur tylko, jeżeli dla wszystkich dokumentowanych fakturą zbiorczą czynności właściwy jest ten sam kurs przeliczeniowy. Natomiast, w zbiorczej fakturze korygującej in plus należy użyć pierwotnego kursu walut.

Podatnik może także wystawić faktury zbiorcze uproszczone w KSeF, czyli nieposiadające wszystkich elementów faktury. Od 1 stycznia 2025 roku wprowadzanie ich do KSeF stanie się również obowiązkowe.

Przedsiębiorca będący podatnikiem VAT czynnym, dokonujący płatności za faktury ustrukturyzowane na rzecz innego czynnego podatnika VAT za pośrednictwem rachunku bankowego lub rachunku w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej będzie zobowiązany do podania numeru identyfikującego fakturę zbiorczą w Krajowym Systemie e-Faktur, lub do podania identyfikatora zbiorczego faktur, wygenerowanego w KSeF w przypadku płatności za kilka faktur w jednym przelewie. Status podatnika, na rzecz którego będą dokonywane płatności za faktury ustrukturyzowane, ma być ustalany na podstawie wykazu prowadzonego przez Szefa KAS na dzień dokonywania płatności za e-fakturę.