Czy faktury papierowe można przechowywać w formie elektronicznej?

Od 1 stycznia 2011 r. § 21 ust. 2 ww. rozporządzenia otrzymał treść: podatnicy przechowują faktury, faktury korygujące, a także duplikaty tych dokumentów, w podziale na okresy rozliczeniowe w dowolny sposób zapewniający:

1) autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego;
2) łatwe ich odszukanie;
3) organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej umożliwiający tym organom również przetwarzanie danych w nich zawartych.

Wskazanie przez ustawodawcę, że faktury mogą być przechowywane w dowolny sposób oznaczała, że możliwość przechowywania faktur w formie elektronicznej nie dotyczyła jedynie podatników korzystających z ułatwień jakie dawało rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17 grudnia 2010 r. w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej, zasad ich przechowywania oraz trybu udostępniania organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej (Dz. U. 249, poz. 1661), a więc tych którzy przesyłali faktury w formie elektronicznej, lecz również tych podatników którzy przesyłali faktury w wersji papierowej.

Z dniem 1 stycznia 2014 r. większość przepisów dotyczących faktur została przeniesiona do tekstu ustawy o podatku od towarów i usług. Zgodnie z art. 112a ust. 1 ustawy o VAT podatnicy przechowują:
 

1. wystawione przez siebie lub w swoim imieniu faktury, w tym faktury wystawione ponownie,
2. otrzymane faktury, w tym faktury wystawione ponownie – w podziale na okresy rozliczeniowe, w sposób zapewniający łatwe ich odszukanie oraz autentyczność pochodzenia, integralność treści i czytelność tych faktur od momentu ich wystawienia lub otrzymania do czasu upływu terminu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Natomiast zgodnie z art. 112a ust. 4 ww. ustawy podatnicy zapewniają organowi podatkowemu lub organowi kontroli skarbowej na żądanie, zgodnie z odrębnymi przepisami, bezzwłoczny dostęp do faktur, o których mowa w ust. 1, a w przypadku faktur przechowywanych w formie elektronicznej – również bezzwłoczny ich pobór i przetwarzanie danych w nich zawartych.

Ten ostatni przepis wskazuje, że podatnicy mają obowiązek zapewnić organom podatkowym na żądanie bezzwłoczny dostęp do faktur, w tym do faktur przechowywanych elektronicznie. Ustawodawca nie wskazuje, które z faktur mają być przechowywane elektronicznie, np. te które zostały otrzymane lub wysłane elektronicznie.

Faktura elektroniczna nie jest formą obligatoryjną, lecz fakultatywną, co oznacza, że podatnik niektóre z faktur może wystawiać w formie elektronicznej, a niektóre w formie papierowej. Każdy z tych sposobów jest wtedy prawidłowy. Analogicznie jest z otrzymywanymi fakturami. Można je przechowywać w formie papierowej mimo, że otrzymane zostały w formie elektronicznej, lub przechowywać w formie elektronicznej nawet wówczas gdy otrzymano je w formie papierowej.

Potwierdza to ministerstwo finansów w broszurze informacyjnej z 2013 r. pt.: „Zmiany w zakresie zasad fakturowania” w rozdziale „Przechowywanie faktur”, gdzie wskazuje, że: obecnie (…) nie ma przeszkód, aby faktury przesłane w formie elektronicznej drukować i przechowywać w formie papierowej, czy też faktury wystawione w formie papierowej odpowiednio przetworzyć (np. zeskanować) i przechowywać w formie elektronicznej. Przy czym w obu tych przypadkach musi być zachowany warunek zapewnienia autentyczności pochodzenia faktur, integralności ich treści i czytelności od momentu ich wystawienia do czasu upływu terminu przedawnienia. (…) Format, w którym zawarte są wymagane na mocy przepisów dane na fakturze, może zostać przekonwertowany na inne formaty, pod warunkiem że dane te pozostaną niezmienione. Pozwala to odbiorcy lub dostawcy usług działającemu na jego rzecz na przekształcenie lub przedstawienie w inny sposób danych elektronicznych w celu ich dopasowania do własnego systemu informatycznego lub z powodu zaistnienia, wraz z upływem czasu, zmian technologicznych.

Potwierdzają to również liczne interpretacje organów podatkowych, np. Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 13 maja 2014 r. nr ILPP4/443-66/14-2/BA.

Podsumowując: elektroniczny sposób wystawiania/otrzymania faktur daje uprawnienie do ich przechowywania w formie elektronicznej lub papierowej. Analogicznie, papierowy sposób wystawiania/otrzymania faktur upoważnia podatnika do ich przechowywania w formie elektronicznej lub papierowej.

Wojciech Zajączkowski