Podstawą prawną tego rozwiązania jest pakiet SLIM VAT 3, czyli nowelizacja z 26 maja br. ustawy o VAT oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1059). Zmieniony art. 111 ust. 3a pkt. 1 lit. b stanowi, że podatnicy prowadzący ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących są obowiązani wystawić i wydać nabywcy paragon fiskalny „za zgodą nabywcy, w postaci elektronicznej, przesyłając ten dokument w sposób z nim uzgodniony, w tym przy użyciu systemu teleinformatycznego Szefa Krajowej Administracji Skarbowej pośredniczącego przy wydawaniu paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej nabywcy, bez konieczności podawania jego danych osobowych”.

Nowe rozwiązanie Ministerstwa Finansów to tzw. hub paragonowy. Ministerstwo Finansów na swoich stronach internetowych opisuje jak nowe rozwiązanie ma działać. Punkt wyjścia to pobranie i instalacja specjalnej aplikacji. Aplikacja ma łączyć się z systemem dystrybucji e-paragonów, aby pobrać wygenerowany, unikalny identyfikator, którym klient będzie posługiwał się przy kasie. Wówczas klient może zażądać paragonu w postaci elektronicznej. Ma to wyglądać w ten sposób, że robiąc zakupy i wyrażając wolę otrzymania paragonu, kupujący przedstawia identyfikator kasjerowi w postaci kodu paskowego, kasjer skanuje go czytnikiem, a kasa rejestrująca wysyła paragon do systemu dystrybucji. W efekcie, klient w ciągu kilku sekund, funkcją aplikacji może już pobrać z systemu swój paragon. Nowe rozwiązanie opiera się o znaną już dziś konstrukcję zgody konsumenta i uzgodnienia sposobu przekazywania dokumentu. To rozwiązanie jest fakultatywne, możliwe do wdrożenia przez przedsiębiorców, nie jest więc obowiązkowe.

W ramach należytej staranności, celu wprowadzenia wskazanej funkcjonalności, przedsiębiorca powinien sporządzić, a następnie wywiesić w sklepie stacjonarnym /umieścić na stronie internetowej (w ogólnodostępnym dla klientów miejscu) regulamin zakupów, tak aby każdy klient miał możliwość zapoznania się z jego postanowieniami. W regulaminie powinno zostać zawarte postanowienie, że dokonując zakupów w sklepie stacjonarnym konsument zgadza się na otrzymywanie paragonów fiskalnych w postaci elektronicznej, zgodnie z art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT, a paragon w formie elektronicznej zostanie wydany konsumentowi poprzez przesłanie paragonu w formie nieedytowalnej na adres mailowy klienta.

Przedsiębiorca więc dokonując transakcji z konsumentami po wcześniejszym zaakceptowaniu przez nich regulaminu zakupów, w którym jednym z postanowień będzie wyrażenie zgody na wystawienie i przesłanie paragonu w postaci elektronicznej na adres mailowy konsumenta, będzie mógł dokonywać fiskalizacji sprzedaży wyłącznie w formie elektronicznej, stosownie do treści art. 111 ust. 3a pkt 1 lit. b ustawy o VAT. Natomiast, w przypadku, gdy niektórzy klienci nie zaakceptują regulaminu i nie zgodzą się na otrzymanie paragonu w formie elektronicznej, przedsiębiorca będzie uprawniony do wybiórczego wystawienia paragonu w formie papierowej, zaś w odniesieniu do pozostałych klientów (którzy wyrazili zgodę) stosować e-paragony. Takie stanowisko potwierdził Dyrektor KIS w interpretacji z 23 sierpnia 2023 r., sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.351.2023.2.JM.

Oczywiście, przy wyborze tego rozwiązania przez przedsiębiorcę, jego kasy rejestrujące muszą spełniać wymagania techniczne pozwalające na przesyłanie paragonów w postaci elektronicznej do konsumentów, która to funkcjonalność będzie stwierdzona odpowiednim potwierdzeniem Głównego Urzędu Miar.
dr Małgorzata Rzeszutek

doradca podatkowy