Środek trwały, który został przekazany kontrahentowi w ramach umowy wzajemnej, pozostaje w ewidencji bilansowej jednostki przekazującej. Jednak odpisy amortyzacyjne od środka trwałego przekazanego do używania kontrahentowi nie zawsze będą kosztem podatkowym. Istotnym kryterium decydującym jest ustalenie czy udostępnienie jest dokonywane w ramach ekwiwalentnego świadczenia czy jednostronnego.

W przypadku nieodpłatnego oddania w użytkowanie zastosowanie znajdzie ograniczenie wynikające z art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c ustawy o CIT. Wskazuje on, iż nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych oddanych do nieodpłatnego używania za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania. Jak wskazuje w interpretacji z 14 stycznia 2025 r. Dyrektor KiS (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.661.2024.4.KW) dotyczyć to będzie również tych środków trwałych, które były przez podatnika nabyte lub wytworzone we własnym zakresie przed oddaniem ich w nieodpłatne używanie, także wtedy, gdy uprzednio przysługiwało prawo zaliczenia nakładów na ich stworzenie do podatkowych kosztów uzyskania przychodów poprzez odpisy amortyzacyjne czy poprzez bezpośrednie odniesienie w koszty.

Przy ustalaniu wykorzystywania środków trwałych na potrzeby związane z prowadzoną działalnością decydujące jest ustalenie występowania związku używanych środków trwałych z prowadzoną działalnością gospodarczą, a nie to, czy są one „fizycznie” wykorzystywane przez podatnika. Środek trwały nie musi być wykorzystywany bezpośrednio na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Wystarczy jego pośrednie wykorzystanie do tego celu.

Przykładem takiej sytuacji jest przypadek, kiedy kontrahenci, którym są udostępnione środki trwałe firmy (np. ekspresy do kawy), są zobowiązani do zakupu określonej ilości produktów firmy (np. kawy czy innych produktów spożywczych) oraz do ich wykorzystywania wyłącznie przy zastosowaniu produktów firmy. Relacja w tym zakresie powinna mieć charakter ekwiwalentny, tj. w zamian za możliwość korzystania ze środka trwałego kontrahent w celu jego wykorzystania nabywa produkty udostępniającego sprzęt. W tym przykładzie nie występuje nieodpłatne używanie środków trwałych, o którym mowa w art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c ustawy o CIT. W rezultacie, warunek wyłączenia wydatku z kosztów niestanowiących kosztów podatkowych należy uznać za spełniony. Potwierdza to interpretacja Dyrektora KiS z 9 sierpnia 2021 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.187.2021.3.MF. Nadal więc podatnik powinien prezentować ten składnik majątku jako środek trwały i od 2026 roku wykazywać wraz z innymi w strukturze JPK ŚT KR składanej do urzędu skarbowego wraz z deklaracją CIT-8. W przypadku oddania w nieodpłatne używanie, odpisy amortyzacyjne, które nie stanowiłyby kosztów podatkowych powinny mieć oznaczenie podatkowe PD4.