Zasadę ewidencjonowania sprzedaży na rzecz konsumentów na kasie rejestrującej określa art. 111 ustawy o VAT. Przewiduje on m.in. ulgę na zakup kasy (90% ceny netto, maks. 700 zł) dla podatników rozpoczynających ewidencjonowanie, po spełnieniu warunków ustawowych i wykonawczych.

Ulga na zakup kasy w odniesieniu do podatników, u których powstał obowiązek prowadzenia ewidencji i którzy rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy użyciu kas online oraz podatników, u których nie powstał obowiązek prowadzenia ewidencji, a dobrowolnie rozpoczęli prowadzenie ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas online i wcześniej nie stosowali kas do prowadzenia ewidencji sprzedaży, przysługuje, jeżeli zakup nastąpił nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia rozpoczęcia prowadzenia tej ewidencji sprzedaży.

Ustawodawca nie przewidział w ustawie o VAT ani w rozporządzeniu wydanym na jej podstawie żadnego przepisu wskazującego na brak wliczania do wartości sprzedaży wyznaczającej obowiązek ewidencjonowania sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących, należności otrzymanych od osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych z tytułu wykonywania na ich rzecz czynności zwolnionych na podstawie załącznika do Rozporządzenia z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnienia z obowiązku ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących. Wyjątek stanowi sprzedaż z tytułu czynności, o których mowa w poz. 40 i 50 załącznika do Rozporządzenia (m.in. nieruchomości). Stanowisko to potwierdza interpretacja Dyrektora KiS z 5 listopada 2025 r. sygn. 0111-KDIB3-2.4012.698.2025.2.MN.

Jeśli podatnik nie dochowa terminu rozpoczęcia ewidencji sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych, to nie ma prawa do skorzystania z ulgi na zakup kasy rejestrującej, ponieważ nie został spełniony podstawowy warunek uprawniający do skorzystania z takiej ulgi określony w przepisie art. 111 ust. 4 pkt 1 ustawy o VAT.

Nadal obowiązuje minimalny okres (trzyletni) w zakresie używania kasy, co do której wystąpiono o zwrot w ramach ulgi. Podatnicy są obowiązani do zwrotu odliczonych lub zwróconych im kwot wydanych na zakup, w sytuacji, gdy w okresie trzech lat od dnia rozpoczęcia prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kasy rejestrującej:

1) trwale zaprzestaną prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu tej kasy;

2) naruszą obowiązki wynikające z ustawy VAT.

Przykładowo, przedsiębiorca zarejestrowany jako podatnik VAT zwolniony, nie składa deklaracji JPK VAT i otrzymał zwrot wydatków na zakup kasy fiskalnej – 700 zł. Kasa fiskalna została zakupiona 23 lutego 2024 r., używał tej kasy od marca 2024 roku. Po ponad roku użytkowania (we wrześniu 2025 roku) nastąpiła awaria uniemożliwiająca jej dalsze użytkowanie i naprawę (gwarancja wynosiła tylko 1 rok) i był zmuszony do zakupu nowej kasy fiskalnej. Jest w związku z tym zobowiązany do zwrotu ulgi. Zwrotu należy dokonać zgodnie z art. § 5 ust. 3 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 kwietnia 2019 r. w sprawie odliczania lub zwrotu kwot wydanych na zakup kas rejestrujących oraz zwrotu tych kwot przez podatnika tj. do końca miesiąca następującego po miesiącu, w którym powstały okoliczności uzasadniające dokonanie takiego zwrotu.