Podmioty, które zamierzają nabyć nowy środek transportu z Unii Europejskiej muszą pamiętać o obowiązkach podatkowych z tym związanych w zakresie podatku VAT. Do czynności wewnątrzwspólnotowego nabycia nowego środka transportu, zastosowanie ma art. 103 ust. 4 i 5 ustawy VAT, co oznacza, że podatnik ma obowiązek przedłożenia właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego informacji o wewnątrzwspólnotowym nabyciu środka transportu (VAT-23) wraz z załączoną kopią faktury potwierdzającej nabycie środka transportu oraz zapłaty podatku od towarów i usług w terminie 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego na rachunek urzędu skarbowego.

Co jest rozumiane jako środek transportu? Art. 38 rozporządzenia UE 282/2011 wskazuje, że elementem przesądzającym o uznaniu danej maszyny, urządzenia czy pojazdu za środek transportu jest jej przeznaczenie, tzn. przewóz osób lub rzeczy z miejsca na miejsce. Użyty w definicji „środka transportu” zwrot dotyczący przewozu osób lub rzeczy z miejsca na miejsce, dotyczy zarówno pojazdów, jak i innego rodzaju wyposażenia i urządzeń.

Regulacje określające termin wpłaty podatku należnego, nie warunkują tego terminu od tego, w którym momencie podatnik podejmie decyzję o rejestracji samochodu. Podatnik postępuje więc prawidłowo składając informację VAT-23 po ustaleniu faktycznego wykorzystania danego pojazdu i podjęciu decyzji o jego rejestracji oraz zgromadzeniu wszelkiej niezbędnej dokumentacji koniecznej do prawidłowego wypełnienia i złożenia informacji VAT-23, bez konieczności składania czynnego żalu. Jeśli przykładowo w momencie nabycia pojazdów, nie jest planowana ich rejestracja (ani ich używanie na terenie kraju) lecz założeniem jest, że odkupione pojazdy zostaną sprzedane, obowiązek złożenia informacji VAT-23 powstaje dopiero w momencie zmiany przeznaczenia pojazdu, (podjęcia decyzji o rejestracji lub wykorzystaniu danego pojazdu inaczej niż towar handlowy) – wskazuje na to m.in. interpretacja Dyrektora KiS z 29 stycznia 2021r. sygn. 0112-KDIL1-3.4012.1.2021.1.MR.

Przykładowo, kombajn zbożowy nie jest wymieniony wprost w art. 38 ust. 2 rozporządzenia 282/2011. Niemniej jednak, w ocenie organów podatkowych, aby dany pojazd mógł być uznany za „środek transportu”, musi być zaprojektowany oraz faktycznie nadawać się do wykorzystania w celu transportu osób lub rzeczy z jednego miejsca do drugiego, a więc w przypadku kombajnu zbożowego organy również wymagają złożenia VAT-23 (interpretacja Dyrektora KiS z 25 marca 2025r., sygn. 0113-KDIPT1 3.4012.32.2025.2.OS).

Inna sytuacja będzie w przypadku opryskiwacza samojezdnego, który nie jest „środkiem transportu” w rozumieniu przepisów ustawy o VAT oraz rozporządzenia wykonawczego 282/2011. Podstawową funkcją opryskiwacza, jest aplikacja środków ochrony roślin. Mimo, że opryskiwacz posiada własny napęd i może poruszać się samodzielnie, to jego głównym celem jest wykonywanie zabiegów ochrony roślin na polach. Jego konstrukcja powoduje, że nie powinien być on postrzegany jako pojazd, wyposażenie lub urządzenie zaprojektowane do przewożenia osób lub rzeczy z miejsca na miejsce. Organy podatkowe wykluczają więc w tym przypadku złożenie VAT -23 (m.in. interpretacja podatkowa Dyrektora KiS z 8 sierpnia 2025r., sygn. 0112-KDIL1-3.4012.510.2025.1.KM).

Podatnicy w przypadku nabywania innych środków transportu niż samochody z UE powinni szczególnie uważać na kwestie rozliczenia VAT, bo jak widać na powyższych przykładach ocena organów podatkowych może być niejednolita i wymagać posiadania wydanej dla podatnika indywidualnej interpretacji podatkowej.