W wielu firmach zaczyna się czas organizacji wiosennych imprez integracyjnych. Organizacja imprezy integracyjnej wiąże się z pewnymi ograniczeniami m.in. w zakresie odliczenia podatku VAT. Należy dokładnie przeanalizować jakie wydatki będą ponoszone i jak będą udokumentowane oraz kto będzie uczestnikiem.

Świadczenia w postaci usługi organizacji wyjazdowych spotkań integracyjnych, na którą składają się m.in. czynności: zakwaterowania w pokojach hotelowych, wyżywienia, dostępu do sali w celu przeprowadzenia spotkań w ciągu dnia, dostępu do sprzętu audiowizualnego, otwartego baru i obsługi barmańskiej w trackie spotkania wieczorem, dostępu do terenów zielonych (np. ogród, boiska), dodatkowych atrakcji (np. sauna, basen, jacuzzi, spa) oraz dodatkowych zajęć (np. zajęcia taneczne, wycieczka rowerowa, rejs żaglówkami), mogą mieć związek z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą.

W konsekwencji, nieodpłatne świadczenie polegające na zapewnieniu uczestnikom udziału w spotkaniach integracyjnych w powyższym zakresie nie podlega opodatkowaniu podatkiem od towarów. Takie stanowisko zaprezentował Dyrektor KiS w interpretacji z dnia 3 lutego 2025 r., sygn.0113-KDIPT1-1.4012.944.2024.2.ŻR. Natomiast, świadczenie polegające na zakupie alkoholu dla uczestników spotkań nie jest związane z działalnością gospodarczą prowadzoną przez podatnika, a jedynie służy celom osobistym, prywatnym uczestników. Zakup alkoholu nie ma związku z wykonanymi czynnościami opodatkowanymi. A więc prawo do odliczenia podatku VAT nie przysługuje w części dotyczącej wydatków na zakup alkoholu.

Natomiast organy podatkowe wskazują (m.in. interpretacja Dyrektora KiS z 13 marca 2024 r., sygn. 0113-KDIPT1-2.4012.9.2024.2.KW), iż w przypadku organizacji imprez otwartych z udziałem nie tylko pracowników, korzyść jaką osiągają biorący w niej udział pracownicy i współpracownicy podmiotu, członkowie zarządu i rady nadzorczej, osoby najbliższe pracowników, czy też zaproszeni mieszkańcy miejscowości przewyższa korzyści podmiotu jako organizatora, które miałaby wpłynąć na generowanie i zwiększenie sprzedaży opodatkowanej podatkiem od towarów i usług z prowadzonej działalności gospodarczej.

Wydatki ponoszone przy imprezach otwartych to m.in. przygotowanie projektu imprezy (zawarcie umowy z zespołem projektowym zewnętrznej firmy), materiały promocyjne (ulotki, plakaty, reklama w social mediach itp.), przygotowanie terenu imprezy (infrastruktura energetyczna, przygotowanie namiotów itp.), obsługa (zapewnienie ochrony, zabezpieczenie medyczne itp.), usługi cateringowe, warsztaty sportowe, animacje dla dzieci, oprawa artystyczna (koncerty artystów, konferansjer), itp. W związku z tym nie przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego od nabytych usług w związku z organizacją imprezy.

Nawet jeśli podatnik będzie uzasadniał przy ewentualnej kontroli podatkowej, że organizacja tak dużej imprezy otwartej wpisuje się w jego działania w ramach strategii CSR, to samo wskazanie przez podatnika, że wydatki ponoszone są w ramach CSR, nie jest wystarczające dla uznania, że w związku z tym powinny one być traktowane jako pośrednio związane z wykonywaniem przez niego działalności opodatkowanej. Nawet jeśli, działania podejmowane są w ramach przyjętej strategii biznesowej, które można przypisać do społecznej odpowiedzialność biznesu, to należy dokonać oceny, czy rzeczywiście efektem, a nie tylko celem działania realizowanego w związku z polityką CSR podmiotu jest budowa jego pozytywnego wizerunku w otoczeniu lokalnym i biznesowym.