Pracownicy mający do dyspozycji samochody służbowe ponoszą niekiedy z własnych środków wydatki związane z ich używaniem, które później zwracają im pracodawcy w różnych formach pieniężnych, w tym ekwiwalentów. W praktyce każde działanie pracodawcy polegające na zapewnieniu zatrudnionym osobom sprzętu, które może przybrać formę wypłaty ekwiwalentów – jest czynione w interesie pracodawcy. Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych traktuje takie zdarzenia jako przychód świadczeniobiorcy, zwolniony z podatku tylko w niektórych konkretnych przypadkach, wyszczególnionych w art. 21 ustawy, bądź niestanowiący przychodu w związku z obowiązkami ciążącymi na pracodawcy w oparciu o przepisy innych ustaw.

W przypadku wykorzystywania przez pracownika do celów prywatnych samochodu elektrycznego wartość tego przychodu, niezależnie od mocy silnika, wynosi 250 zł miesięcznie. Koszty paliwa nie stanowią odrębnego świadczenia w odniesieniu do ustalonego ryczałtu stanowiącego przychód pracownika z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych, a zatem kosztów paliwa nie należy dodatkowo, ponad ryczałt, opodatkowywać podatkiem dochodowym.

Podobnie, kwota stanowiąca zwrot kosztów poniesionych przez pracownika na ładowanie służbowego samochodu elektrycznego, wykorzystywanego również do celów prywatnych, mieści się w ryczałcie, o którym mowa w art. 12 ust. 2a pkt 1 lit. b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, i w związku z tym podmiot nie powinien doliczać pracownikowi do przychodu ze stosunku pracy wskazanego zwrotu kosztów, a w konsekwencji pobierać i wpłacać zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych od tego przychodu. Minister Finansów wydał w 2020 roku interpretację ogólną nr DD3.8201.1.2020 w sprawie zryczałtowanego przychodu pracownika związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego do celów prywatnych. Stwierdził w niej, że ryczałtowo określona w tym przepisie wartość nieodpłatnego świadczenia obejmuje ponoszone przez pracodawcę koszty związane z utrzymaniem i ogólnym użytkowaniem samochodu, przykładowo takie koszty jak: paliwo, ubezpieczenie, wymiana opon, bieżące naprawy, okresowe przeglądy, które zakład pracy – jako właściciel samochodu musi ponieść, aby samochód był sprawny i mógł uczestniczyć w ruchu drogowym.

W ocenie organów podatkowych (m.in. interpretacja indywidualna z dnia 23 stycznia 2024 r., Dyrektor KiS, sygn. 0113-KDIPT2-3.4011.868.2023.1.MS) nie ma podstaw do uznania, iż dopłaty do energii elektrycznej zużytej na cele ładowania samochodu elektrycznego nie mieszczą się w zakresie ryczałtu, o jakim jest mowa w art. 12 ust. 2a ustawy o PIT. Jeśli jednak pracodawca będzie wypłacał ryczałtową kwotę na poczet wydatków na ładowanie tego samochodu, to powinna ona zostać rozliczona i ewentualna nadwyżka ponad poniesiony przez pracownika wydatek na ładowanie powinna albo zostać zwrócona pracodawcy, albo zostać zaliczona do przychodu pracownika ze stosunku pracy.

Jeżeli umówiono się, że to pracownik pokrywa koszty paliwa, to jest to częściowa odpłatność ponoszona przez pracownika, w związku z tym, jeżeli świadczenie przysługujące pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych jest częściowo odpłatne, to przychodem pracownika jest różnica między wartością ryczałtu i odpłatnością ponoszoną przez pracownika. Jeżeli zaś pracownik, mimo ciążącego na nim obowiązku, nie rozliczy się z pracodawcą co do umówionych kosztów paliwa, pracodawca powinien doliczyć mu nierozliczone kwoty do przychodu ze stosunku pracy jako przychód z nieodpłatnych świadczeń.