Finansowanie posiłków dla pracowników stało się dość powszechną formą dodatkowego świadczenia zapewnianego przez pracodawcę. Podatkowo też może się opłacać, ale nie w każdym przypadku. Zależne jest to od formy posiłku i charakteru wykonywanej pracy.

Zasada ogólna wskazuje, że podatnikowi nie przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego, wynikającego z faktur dotyczących zakupu posiłków w formie bufetu dla osób wykonujących pracę na podstawie umowy o pracę, umowy zlecenie i współpracowników, gdyż posiłki służą do zaspokojenia potrzeb prywatnych pracowników. Nie zmienia tego fakt, że zapewnienie posiłków pracownikom jest działaniem dobrowolnym i jest podyktowane chęcią lepszego zorganizowania pracy i motywacji pracowników i współpracowników, co przekłada się na efektywność ich pracy. Podatnik nie jest zobligowany przepisami BHP do zapewnienia pracownikom posiłków.

Tym samym nie zostaną spełnione przesłanki wynikające z art. 86 ust. 1 ustawy VAT, gdyż nabywane posiłki nie będą wykorzystywane do czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. Potwierdził to m.in. Dyrektor KiS w interpretacji z dnia 6 sierpnia 2024 r. – 0112-KDIL3.4012.396.2024.2.AK, który weryfikował sytuację podatnika zapewniającego świadczenia gastronomiczne dla pracowników podczas wykupionej imprezy integracyjnej jak i na co dzień.

Natomiast nabycie od podmiotu trzeciego kompleksowej obsługi spotkania integracyjnego należy zaliczyć do usług złożonych, składających się z kombinacji różnych czynności. Można wskazać jedno świadczenie główne – organizację imprezy, na które składają się inne świadczenia pomocnicze stanowiące elementy usługi kompleksowej, takie jak np. wynajem sali, catering, open bar, DJ wraz z oprawą audiowizualną, fotograf, udekorowanie sali, występ artysty, ochrona – jednak z wyłączeniem zapewnienia w ramach open baru pracownikom i współpracownikom napojów alkoholowych. A więc, w tym przypadku podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wykazanego w fakturach wystawionych przez podmiot trzeci w związku z poniesionymi wydatkami dotyczącymi zakupu kompleksowej obsługi tej imprezy, w tym wyżywieniem.

Odrębnie traktowane jest świadczenie polegające na zakupie alkoholu. Nie jest związane z działalnością gospodarczą podatnika, a jedynie służy celom osobistym, prywatnym pracowników i współpracowników. Zakup alkoholu nie ma związku z wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi podatkiem VAT. Zatem od takiego zakupu nie przysługuje podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego.

Nie budzą wątpliwości w przypadku pracowników fizycznych wydatki, które podatnik ponosi w celu nabywania posiłków profilaktycznych (jako posiłek regeneracyjny, danie gotowe, posiłek profilaktyczny, usługa cateringowa), które są związane ze sprzedażą opodatkowaną podatkiem od towarów i usług w ramach prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej. Służą one do zaspokojenia potrzeb pracowników zmianowych, którzy wykonują tę pracę w ramach działalności gospodarczej opodatkowanej VAT, a do nabycia których podatnicy są zobowiązani na podstawie przepisów Kodeksu pracy.

W związku z powyższym,  podatnikowi przysługuje prawo do odliczenia podatku naliczonego wynikającego z faktur dokumentujących zakup posiłków profilaktycznych w zakresie, w jakim stanowią one posiłki wydawane na rzecz pracowników.