Na gruncie przepisów ustaw o podatku dochodowym (PIT, CIT) jednym z warunków zastosowania preferencji w podatku u źródła do wypłat dokonywanych przez podatnika na rzecz kontrahenta – nierezydenta jest posiadanie przez polskiego podatnika aktualnego na dzień wypłaty certyfikatu rezydencji tego kontrahenta. Nie ma jednak ujednoliconej formy certyfikatów rezydencji. Nie rozstrzyga o tym także definicja certyfikatu rezydencji określona w art. 4a pkt 12 ustawy CIT. Każde państwo stosuje własny wzór takiego zaświadczenia i ma własne wymogi formalne związane z jego wydaniem.

Jeśli na certyfikacie rezydencji wskazany jest określony rok podatkowy będący przedmiotem certyfikacji, to potwierdza on rezydencję podatkową podatnika w okresie całego wskazanego na nim roku podatkowego. Oznacza to, że podatnik może uwzględniać ten certyfikat w zakresie płatności dokonywanych w całym tym okresie, traktując wskazany na dokumencie rok podatkowy jako wyznaczający termin ważności certyfikatu. Przykładowa zmiana nazwy czy adresu biura zagranicznego kontrahenta (w ramach tej samej jurysdykcji podatkowej) nie powinna wyłączać prawa polskiego podatnika do dalszego uwzględniania certyfikatu rezydencji wydanego przed tą zmianą w okresie, w którym dokument ten pozostaje dla polskiego podatnika ważny.

Przepisy Ustawy o CIT nie nakładają na płatnika obowiązku pozyskania nowego certyfikatu rezydencji w przypadku, gdy nazwa podatnika wskazana na certyfikacie rezydencji lub jego adres w ramach tej samej jurysdykcji ulegnie zmianie. Potwierdza to m.in. interpretacja podatkowa Dyrektora KiS z dnia 11 września 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.331.2023.1.MW.

Natomiast, w przypadku podmiotów posiadających wielu udziałowców ubieganie się odrębnie o certyfikaty rezydencji podatkowej przez wszystkich z nich stanowiłoby nieuzasadnione obciążenie administracyjne. Stąd w niektórych krajach – zwłaszcza przy różnych rodzajach transparentności podatkowej w zależności od stanu, np. w USA – zbiorcze certyfikaty rezydencji podatkowej są wykorzystywane do wspólnego potwierdzenia rezydencji podatkowej podmiotu i jego licznych udziałowców, a w konsekwencji uproszczenia całego procesu potwierdzenia rezydencji podatkowej. 

Potwierdza to interpretacja indywidualna Dyrektora KiS z dnia 31 sierpnia 2021 r., znak 0112- KDIL2-1.4011.561.2021.1.MKA, w której organ podatkowy twierdzi, że: „O formie certyfikatu rezydencji wydawanego przez organ zagranicznej administracji podatkowej decydują przepisy wewnętrzne tego państwa. Jeżeli na podstawie wewnętrznych przepisów danego państwa właściwy organ podatkowy może wydać certyfikat rezydencji, który dotyczy więcej niż jednego podatnika, a z jego treści wynika, że wszystkie wymienione w nim osoby fizyczne mają miejsce zamieszkania dla celów podatkowych w tym kraju, to polski organ podatkowy powinien zaakceptować taki dokument jako certyfikat rezydencji. Nie ma zatem podstaw w przepisach polskiego prawa podatkowego, pozwalających na uznanie, iż >>zbiorczy<< certyfikat rezydencji nie spełnia wymogów określonych w art. 5a pkt 21 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych określonych dla tego dokumentu.”

Możliwe jest również zastosowanie przez płatnika regulacji umów o unikaniu podwójnego opodatkowania (w tym, jeżeli jest to przewidziane – zaniechanie poboru podatku), jeżeli uzyska on od podatnika certyfikat rezydencji odnoszący się do danego roku lub wskazanego okresu, nawet jeśli data wydania i uzyskania tego certyfikatu jest późniejsza niż wynikający z certyfikatu okres obowiązywania.