Stałe miejsce prowadzenia działalności jest szczególnie ważne z punktu widzenia regulacji dotyczących opodatkowania VAT. Jednak w polskim systemie prawnym, pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie posiada precyzyjnej definicji, również w ustawie o podatku od towarów i usług. Podatnik spoza Polski rejestrując się do VAT w Polsce nie musi posiadać miejsca prowadzenia działalności w Polsce.

Pojęcie stałego miejsca prowadzenia działalności nie sposób również rozpatrywać w oderwaniu od definicji działalności gospodarczej, o której mowa w art. 15 ust. 2 ustawy o VAT. Polskie organy podatkowe wskazują, że podmiot posiada stałe miejsce prowadzenia działalności na terytorium kraju, jeżeli przy wykorzystaniu na jego terytorium infrastruktury oraz personelu, w sposób zorganizowany oraz ciągły, prowadzi działalność, w ramach której dokonuje czynności opodatkowanych podatkiem od towarów i usług. ( m.in. wskazuje na to interpretacja Dyrektora KiS z dnia 8 maja 2024 r., sygn. 0114-KDIP1-2.4012.106.2024.2.RST).

A więc, jeśli firma unijna będzie w Polsce posiadać stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, wówczas miejscem świadczenia na jej rzecz usług przez polską firmę będzie Polska i usługi polskiej firmy będą opodatkowane stawką 23% VAT. Jeżeli firma unijna nie będzie w Polsce posiadać stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej, wówczas miejscem świadczenia na jej rzecz usług przez polską firmę będzie inny kraj UE jej siedziby i usługi polskiej firmy będą opodatkowane na zasadzie odwrotnego obciążenia w VAT.

Infrastruktura techniczna i zaangażowanie osobowe musi pozostawać w ścisłym związku z dokonywaniem czynności podlegających opodatkowaniu. Przy czym, nie jest konieczne dla uznania działalności podmiotu za stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce, aby przy wykorzystaniu wystarczających środków sam podmiot świadczył usługi czy też dokonywał dostaw towarów. Ważne również, aby stworzona struktura działalności podmiotu miała możliwość odbioru i korzystania z usług dostarczonych na własne potrzeby.

Dla istnienia stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej nie jest konieczne posiadanie własnego zaplecza personalnego oraz technicznego i kryterium to może być spełnione również w przypadku korzystania przez usługobiorcę z personelu i infrastruktury technicznej usługodawcy. Decydujący jest fakt, że struktura funkcjonująca przez określony czas charakteryzuje się wystarczającą stałością, a nie została założona dla potrzeb przemijających. Przykładowo, sama własność nieruchomości i jej wynajem nie stanowi stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej. Oddelegowanie czynności technicznych innemu podmiotowi (m.in. pośrednictwa, zasad fakturowania), nie wystarczy do przypisania spółce stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej.

W wyroku z dnia 7 maja 2020 r. w sprawie C-547/18 Dong Yang Electronics sp. z o.o. TSUE stwierdził, że usługodawca nie może wywieść istnienia na terytorium państwa członkowskiego stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej spółki z siedzibą w państwie trzecim z samego faktu, że spółka ta posiada w tym państwie członkowskim spółkę zależną. TSUE zanegował praktykę automatycznego przesądzania o istnieniu stałego miejsca prowadzenia działalności danego podatnika, tylko na podstawie tego, że ten podatnik posiadał w kraju członkowskim spółkę zależną. TSUE podkreślił, że należy każdorazowo badać stan faktyczny, a także uwzględnić rzeczywistość gospodarczą i handlową przy stosowaniu przepisów dotyczących systemu VAT.